Čo je to virtuálna dátová miestnosť a ako pomáha v procese kúpy a predaja nehnuteľností?

Softvérová technológia virtuálnych dátových miestností bola predstavená takmer pred dvoma desaťročiami, keď ju podnikový sektor začal používať na due diligence M&A. Neskôr podniky z rôznych odvetví a krajín začali využívať virtuálne dátové miestnosti v iných oblastiach vrátane získavania finančných prostriedkov, správy údajov, získavania kapitálu a nehnuteľností.

Dnes je globálny realitný priemysel jedným z najväčších prípadov využitia technológie elektronických dátových miestností. Investori, právnici v oblasti nehnuteľností, správcovia aktív, realitní makléri, kupujúci, predávajúci a audítori v odvetví nehnuteľností rýchlo prechádzajú na softvér pre dátové miestnosti z mnohých dôvodov. V tomto článku sa dozviete, čo je online softvér pre dátovú miestnosť a prečo je v realitnom biznise taký efektívny.

Čo je softvér miestnosti s údajmi o nehnuteľnostiach?

A dátová miestnosť nehnuteľností je platforma na ukladanie a správu digitálnych údajov, kde môžete ukladať, organizovať, zdieľať, upravovať, vymieňať a spravovať dôverné a iné dokumenty súvisiace s obchodom.

Virtuálne dátové miestnosti primárne plnia tri hlavné funkcie, vrátane;

• Ukladanie/zdieľanie/správa dát
• Vnútroorganizačná a medziorganizačná komunikácia
• Riadenie projektu alebo obchodu

V dátových miestnostiach môžete nahrávať a organizovať dokumenty na bežné používanie. Nástroje na správu dokumentov VDR môžete použiť na vytváranie, úpravu, komentovanie, zdieľanie a prezeranie dokumentov. Najdôležitejšie je, že VDR vám umožňujú ukladať údaje takmer vo všetkých uznávaných formátoch súborov obrázkov, dokumentov, videí, zvuku atď.

Nielen správa dát, virtuálne dátové miestnosti sa zvyčajne môžu pochváliť kompletnou sadou najnovších komunikačných nástrojov, vrátane modulov otázok a odpovedí, nástrojov na video/audiokonferencie, chat messengerov, živých prieskumov, hlasovacích nástrojov a skupinového chatu vlákna.

Treťou a najdôležitejšou funkciou softvéru online dátovej miestnosti je správa obchodov. VDR zefektívňujú rôzne procesy, ako je due diligence, zdieľanie údajov a online stretnutia počas fúzií, akvizícií, konsolidácií, partnerstiev a obchodov s nehnuteľnosťami. Môžete tiež navštívte túto webovú stránku a prečítajte si viac o virtuálnych dátových miestnostiach s nehnuteľnosťami.

Význam virtuálnych dátových miestností a obchodov s nehnuteľnosťami

1-Spravujte všetky svoje dokumenty na jednom mieste

Jedným z najlepších spôsobov, ako využiť virtuálne dátové miestnosti pre nehnuteľnosti, je urobiť z nich primárne úložiská dát. Realitné kancelárie pravidelne spravujú tony dôležitých údajov. Môže zahŕňať ich portfólio aktív, minulé, súčasné a potenciálne informácie o klientoch a iné právne dokumenty.

Centralizované úložisko správy údajov bude užitočné, najmä ak má firma viacero kancelárií. Údaje budú aktualizované v reálnom čase a všetci dotknutí zamestnanci budú mať prístup k najnovším verziám dokumentov. Najdôležitejšie je, že každý bude vedieť, kde hľadať informácie.

2-Spravujte všetky svoje projekty jednoducho

Aj malá realitná kancelária sa zaoberá desiatkami či stovkami klientov súčasne. Virtuálne dátové miestnosti výrazne zjednodušili správu viacerých projektov. V závislosti od služieb a balíkov dátových miestností, ktoré si vyberiete, môžete vytvoriť viacero dátových miestností a ľahko spravovať všetky projekty.

Okrem toho môžete svojim maklérom alebo partnerom povoliť, aby jednali s klientmi v ich dočasných dátových miestnostiach. Môžu s nimi zdieľať dokumenty, organizovať online stretnutia, vykonávať due diligence a dokonca ich nechať podpísať dokumenty v dátovej miestnosti. Najdôležitejšie je, že vy (ako správca VDR) môžete sledovať priebeh všetkých projektov.

3-Zabezpečte maximálnu bezpečnosť údajov

Nie je to len správa údajov; Softvér virtuálnej dátovej miestnosti tiež uspokojuje najdôležitejšiu potrebu podnikania v oblasti nehnuteľností – ochranu údajov. Každá realitná kancelária vlastní veľmi citlivé informácie o zákazníkoch, ktoré, ak sa dostanú na verejnosť alebo ich ukradnú hackeri, môžu spoločnosti spôsobiť právne problémy.

Slabý systém správy údajov tiež umožňuje hackerom ukradnúť údaje o vašich prebiehajúcich projektoch, zoznam klientov a ďalšie dôverné dokumenty. Títo hackeri často predávajú takéto informácie konkurentom a vy môžete stratiť konkurenčnú výhodu.

4-Online komunikácia a vizuálne prehliadky

Komunikácia je povinnou súčasťou obchodov s nehnuteľnosťami, najmä pri due diligence. Elektronická dátová miestnosť zaisťuje, že všetci zúčastnení na obchode môžu bezpečne a jednoducho komunikovať. VDR vám môžu pomôcť zorganizovať online stretnutia, živé stretnutia otázok a odpovedí na urovnanie nejasností a umožniť rozhovory medzi štyrmi očami. Najdôležitejšie je, že investori a partneri môžu zostať v spojení s firmou prostredníctvom dátových miestností.

Najnovšie riešenia virtuálnych dátových miestností majú HD video nástroje alebo umožňujú integráciu s podobnými aplikáciami tretích strán a pomáhajú vám vykonávať vizuálne prehliadky nehnuteľností. Moderní kupujúci, najmä generácia Z, sa viac zaujímajú o online videoprehliadky, než o fyzickú návštevu nehnuteľností.

Niektorí z najlepších poskytovateľov virtuálnych dátových miestností v odvetví nehnuteľností zahŕňajú;

• Virtuálne dátové miestnosti iDeals
• Dátové miestnosti Ansarada
• DealRoom
• Virtuálne dátové miestnosti SecureDocs
• Virtuálne dátové miestnosti Firmex

Záverečné slová

Miestnosť s údajmi o nehnuteľnostiach pomáha realitným maklérom alebo realitným spoločnostiam pri správe portfólia, správe dokumentov, zdieľaní údajov, online komunikácii a správe obchodov. Virtuálne dátové miestnosti sú predovšetkým bezpečné a cenovo výhodné.