5 hlavných tipov, ktoré by ste mali vedieť pri výbere softvéru pre virtuálnu tabuľu

Inovácie v oblasti špičkových technológií menia spôsob a to, kde podnikáme. Jedným z najpozoruhodnejších prejavov tohto vzoru je stránka predstavenstva. Verejné aj súkromné ​​podniky ho využívajú na riadenie kapitálu a podnikania. Na to, aby ste mohli úspešne, efektívne a bezpečne viesť virtuálne stretnutie, potrebujete vhodný softvér na stretnutia predstavenstva. Tieto platformy môžu tiež urýchliť proces účasti na skutočných stretnutiach alebo na stretnutiach, ktoré zahŕňajú virtuálnu aj fyzickú účasť. Nižšie sa bližšie pozrieme na 5 najlepších tipov, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere softvéru pre virtuálnu tabuľu.

Čo je softvér na zasadnutia správnej rady?

Jediný, bezpečný a spolupracujúci nástroj nazývaný softvér na zasadnutia správnej rady (známy aj ako softvér na portáli správnej rady) vám umožňuje plánovať zasadnutia správnej rady bez papiera od začiatku do konca. Tento viacúčelový nástroj umožňuje organizáciu stretnutí a vytváranie atmosféry, ktorá podporuje efektívnu tímovú prácu, komunikáciu a interakciu. Môžete zdieľať agendy a iné dôležité dokumenty prostredníctvom portálu rady, udržiavať dokumenty aktuálne, aby mal každý prístup k najnovším informáciám, a pridávať poznámky a otázky k dokumentom. Ďalšie užitočné funkcie a vlastnosti možno nájsť aj pri využívaní softvéru na stretnutia predstavenstva.

Úspech používania tohto softvéru vysvetľuje, prečo podniky všetkých veľkostí a sektorov využívajú tieto technológie. To zase podporuje ponuku na trhu, čo sa prejavuje v neustálom objavovaní sa nových predajcov softvéru pre zasadacie miestnosti.

5 tipov na výber softvéru pre zasadacie miestnosti

Pri výbere aplikácie pre zasadaciu miestnosť a prezeraní by ste mali mať obchodné znalosti o vašom konečnom cieli, zvážiť veľkosť vašej firmy a ďalšie faktory porovnanie softvéru palubného portálu. Existuje 5 všeobecných odporúčaní, ktoré vám môžu pomôcť pri múdrom výbere.

1. Pri rozhodovaní zvážte svoju webovú stránku určenú verejnosti

Jedným z najdôležitejších faktorov, ktoré ľudia berú do úvahy pri výbere softvéru pre zasadacie miestnosti, je používateľská skúsenosť. To zahŕňa polohu navigačných tlačidiel, logický tok udalostí, schopnosť upravovať šablóny a ďalšie. Je to dôležité, pretože vaša práca by mala byť okrem úspechu aj s bezpapierovým riešením stretnutí čo najinteligentnejšia.

2. Berte kybernetickú bezpečnosť vážne

Jeden z najaktuálnejších problémov v oblasti kybernetickej bezpečnosti. Firmy prichádzajú o milióny dolárov v dôsledku útokov a podvodov. Venujte pozornosť tomu, či softvér zasadacej miestnosti ponúka šifrovanie údajov. V súčasnosti je najpoužívanejšou formou 128-bitové šifrovanie. Plné 256-bitové šifrovanie, porovnateľné s vojenským štandardom, by mohlo byť dostupné od sofistikovanejších dodávateľov.

Zistite, kde budú vaše údaje uložené. Je dôležité, aby to bolo na serveri a nie v cloude, kde to hackeri môžu mať jednoduchšie. Nezabudnite si zabezpečiť aj svoje SMS správy. Vždy dávajte prednosť predajcom, ktorí pravidelne vykonávajú penetračné testovanie a inovujú svoje produkty.

3. Určite jednoduchosť prístupu k informáciám

Aj keď sa to môže zdať zrejmé, ideálny softvér na schôdze na portáli správnej rady by vám a účastníkom schôdze mal zjednodušiť získavanie informácií, ktoré potrebujete. Cieľom použitia bezpapierového systému je nahradiť spletitý a neusporiadaný papierový proces efektívnejším, jednoduchším a usporiadanejším.

• Schopnosť vyhľadávať. Dokumenty musia byť pre členov predstavenstva jednoduché na vyhľadávanie a navigáciu. Okrem toho musia byť schopní tak urobiť na akomkoľvek zariadení, ktoré chcú. Keďže je možné použiť všetky tieto tri platformy, najlepšie systémy správy dosiek poskytujú verzie, ktoré sú optimalizované pre stolné počítače, tablety a mobilné zariadenia. Ak je softvér, ktorý vyberiete, založený iba na počítači, nebudete môcť dosiahnuť svoj cieľ zvýšiť návštevnosť schôdzí.

• Formátovanie vhodné pre tlač. Vždy sa nájdu používatelia, ktorí si budú chcieť vytlačiť kópie, aj keď vytvorenie bezpapierového pracoviska je jedným z hlavných dôvodov, prečo mnohé firmy využívajú nástenné portály. Môže to byť spôsobené rôznymi faktormi, ako je osobné pohodlie alebo neznášanlivosť dlhodobého používania obrazovky. Uistite sa, že formát knihy a sprievodných papierov je vhodný na tlač v tejto špecifickej situácii.

• Dostupnosť offline. Či majú ľudia prístup k obsahu online aj offline, je iný faktor, ktorý treba zvážiť. Ak nie, nedostatok prístupu k Wi-Fi alebo 4G im môže sťažiť prípravu na stretnutie.

4. Pozrite si cenník v

Mnoho dodávateľov na online stretnutiach predstavenstva zvyčajne zahŕňa skryté poplatky, čo vás môže prekvapiť. Tu je niekoľko príkladov:

• Pomoc pri výcviku. Po zakúpení programu sa musíte naučiť, ako ho používať. Je dôležité vedieť, či bude toto školenie bezplatné, alebo bude potrebný platený konzultant. Mnohí poskytovatelia často organizujú webináre, ktoré pokrývajú funkcie ich platforiem. Často sa však vyžaduje ten alebo ten poplatok.
• Zákaznícka podpora. Zistite, aký štandard služieb očakávať. Môže byť k dispozícii neustále, ale napríklad bezplatná pomoc bude k dispozícii iba počas stanovených hodín.
• Úložná kapacita. Ak pracujete s množstvom údajov, tento aspekt je veľmi dôležitý. Často sa dodatočná kapacita ponúka za vysokú cenu.

5. Zistite, či sú podporované videokonferencie

Schopnosť sledovať, kto sa aktívne zúčastňuje stretnutia, je nevyhnutná na dosiahnutie zákonnej povinnosti rýchlo identifikovať každého, kto sa zúčastňuje. Pri konferenčnom hovore by ste mohli náhodne stratiť používateľa. Videokonferencie v softvéri na správu rady sú preto mimoriadne prospešné pre transparentnosť.

Okrem toho, možnosť vidieť jeden druhého sa zdá dôvernejšia a je to najbližšie k fyzickému stretnutiu, aké môžete zažiť. S ľuďmi, ktorí sa rozprávajú jeden cez druhého, je menší problém, pretože môžete jednoducho nainštalovať metódu zdvihnutej ruky, ktorá pomôže predsedovi ponúknuť každému, kto chce, možnosť vyjadriť sa. Môžete tiež použiť vizuálne signály, že niekto je pripravený hovoriť.

Záver

Používanie softvéru board portal v podnikaní výrazne zjednoduší prácu a urobí ju zrozumiteľnejšou pre každého. Preto je tak dôležité zodpovedne pristupovať k výberu softvéru, ktorý bude spĺňať všetky vaše požiadavky. Postupujte podľa našich rád a rozšírte svoje podnikanie so softvérom pre zasadacie miestnosti.