Dôležitosť výberu správnej dátovej miestnosti pre vás

Vedúci pracovníci, členovia predstavenstva a obchodní lídri využívajú služby virtuálnych dátových miestností na bezpečné ukladanie dát a efektívnu spoluprácu s tretími stranami.

V súčasnosti však existujú desiatky poskytovateľov virtuálnych dátových miestností, takže výber správneho dodávateľa pre vašu spoločnosť môže byť náročný. Napriek tomu je správna voľba kľúčová, pretože môže ovplyvniť výsledok obchodu.

Sprievodca nižšie vám pomôže s najlepšími tipmi a najdôležitejšími krokmi pri hľadaní dátovej miestnosti.

Čo je virtuálna dátová miestnosť?

Virtuálna dátová miestnosť, známa aj ako elektronická dátová miestnosť, je bezpečné online úložisko používané na ukladanie a distribúciu digitálnych súborov a dokumentov.

Online softvér dátovej miestnosti je obzvlášť užitočný počas nasledujúcich obchodných transakcií a procesov:

• Fúzie a akvizície. Predávajúca a nadobúdajúca spoločnosť môže použiť VDR ako bezpečné a kontrolované obchodné prostredie. Jeho funkcie umožňujú rýchle a jednoduché nahrávanie a zdieľanie dôverných dokumentov due diligence, komunikáciu o otázkach týkajúcich sa fúzií a akvizícií a zrýchlenie celkovej transakcie.
• Fundraising. Startupy a firmy, ktoré sa zameriavajú na získavanie kapitálu, potrebujú virtuálnu dátovú miestnosť na zdieľanie dokumentov s investormi a sledovanie ich aktivity, aby pochopili, kto sa najviac angažuje a zaujíma.
• IPO. Spoločnosti, ktoré chcú vstúpiť na burzu, potrebujú dátovú miestnosť na poskytovanie viacerých externých strán, napr audítorov, upisovateľov a potenciálnych investorov s bezpečným a transparentným prístupom k svojim finančným prostriedkom Údaje o IPO.
• Palubná komunikácia. Členovia predstavenstva používajú VDR na riadenie a vedenie zasadnutí predstavenstva a výborov, bezpečné zdieľanie materiálov predstavenstva, vytváranie a prideľovanie úloh a monitorovanie výkonu. Môžeš uč sa viac o riešeniach dátových miestností pre predstavenstvo.

5 dôvodov, prečo používať softvér pre dátovú miestnosť

Okrem bezpečného ukladania a zdieľania dôverných súborov existuje množstvo ďalších výhod používania virtuálnej dátovej miestnosti.

1. Znížené náklady. Virtuálne dátové miestnosti sú oveľa dostupnejšie a nákladovo efektívnejšie v porovnaní s fyzickými dátovými miestnosťami. Po prvé, neexistujú žiadne výdavky súvisiace s cestovaním, ako sú letenky alebo ubytovanie. Po druhé, používatelia neplatia za prenájom a údržbu dátovej miestnosti. Spolu to môže ušetriť tisíce dolárov ročne.
2. Efektívna komunikácia. Mnohí predajcovia dátových miestností ponúkajú rôzne nástroje na spoluprácu a komunikáciu. Napríklad živé rozhovory, diskusie o vláknach, komentáre, upozornenia, priraďovanie expertov, sekcie otázok a odpovedí atď.
3. Rýchlejšie dokončenie obchodu. VDR umožňujú používateľom rýchlo nahrávať, aktualizovať a zdieľať dôležité dokumenty. Pomáha udržiavať partnerov, investorov a členov tímu v obraze. Na druhej strane umožňuje rozhodovanie a vedie k rýchlejšiemu uzatváraniu obchodov.
4. Prístupnosť. Virtuálne dátové miestnosti sú prístupné kedykoľvek a kdekoľvek. Okrem toho môžu stovky používateľov súčasne prezerať dokumenty bez toho, aby si navzájom zasahovali do práce.
5. Ekologická šetrnosť. Virtuálne dátové miestnosti pomáhajú vyhnúť sa tlači a ukladaniu tisícok papierových dokumentov. Okrem toho vzdialený prístup k VDR zabraňuje používateľom cestovať, čo znižuje emisie oxidu uhličitého. To všetko má pozitívny vplyv na životné prostredie.

Kritériá najlepších poskytovateľov virtuálnych dátových miestností

Pri hľadaní virtuálnej dátovej miestnosti sa zamerajte na nasledujúce charakteristiky.

Kritériá	Popis
1. Silné zabezpečenie dát	Vyberte si poskytovateľa, ktorý ponúka: Prístup k bezpečnostným funkciám ako dvojfaktorové overenie, podrobné používateľské povolenia a obmedzenia prístupu k IP. Bezpečnostné prvky dokumentov ako je úprava, dynamické vodoznaky a vzdialené skartovanie.
2. Pokročilé vlastnosti	Uistite sa, že dátová miestnosť má: Funkcie správy dokumentov napríklad hromadné nahrávanie súborov, presúvanie myšou, automatické indexové číslovanie a jednoduché vyhľadávanie v texte. Komunikačné funkcie ako vlákna, živé rozhovory, videokonferencie, komentáre a upozornenia. Funkcie sledovania aktivity používateľov správy a záznamy auditu.
3. Profesionálna zákaznícka podpora	Venujte pozornosť, ak predajca ponúka: 24/7/365 podpora aby ste mohli osloviť zástupcu podpory kedykoľvek to bude potrebné. Viacjazyčná podpora aby ste mohli komunikovať so špecialistom podpory v jazyku, ktorý uprednostňujete. Viackanálová podpora aby ste mohli kontaktovať tím podpory rôznymi spôsobmi, ako je telefón, živý chat alebo e-mail.
4. Iné kritériá	Pozrite si nasledujúce informácie: Skúška zadarmo na bezplatné otestovanie platformy pred zakúpením akýchkoľvek služieb. Skúsenosti vo vašom odvetví aby ste sa uistili, že platforma zodpovedá vašim obchodným účelom. Tarifné plány vybrať najvhodnejšiu cenovú možnosť podľa vašich potrieb.

5 krokov, ktoré treba urobiť pri výbere poskytovateľa virtuálnej dátovej miestnosti

Tu je krátky návod, ako vybrať dodávateľa dátovej miestnosti, ktorý je najvhodnejší pre váš projekt.

1. Identifikujte potreby. Definujte, na čo potrebujete VDR, ako dlho bude projekt trvať, koľko používateľov bude mať prístup k miestnosti a koľko úložnej kapacity by mala mať dátová miestnosť.
2. Nastavte rozpočtové limity. Definujte, koľko si môžete dovoliť minúť za dátovú miestnosť, pretože ceny začínajú od 99 dolárov mesačne a môžu dosiahnuť tisíce dolárov ročne.
3. Prečítajte si recenzie. Zistite, čo si ostatní používatelia myslia o poskytovateľoch na stránkach s recenziami dátových miestností.
4. Porovnajte virtuálne dátové miestnosti. Vyberte si 2-3 predajcov a porovnajte ich z hľadiska funkčnosti, skúseností a nákladov.
5. Objednajte si demo. Kontaktujte poskytovateľa, aby vám obchodný zástupca mohol ukázať, ako funguje dátová miestnosť a aké sú cenové možnosti pre váš projekt.