Ako automaticky archivovať e-maily v programe Outlook

Nie je neobvyklé, že vaša poštová schránka v Outlooku je plná. To môže vytvárať prekážku normálnemu fungovaniu vášho programu Microsoft Outlook. Medzi znaky patrí pomalé spracovanie funkcií, najmä funkcií odosielania a prijímania.

Ak teraz nemôžete automaticky archivovať e-maily v Outlooku a zistiť, ako na to, ste na správnom mieste. Takže buďme bez toho, aby sme si našli čas.

Ako automaticky archivovať e-maily v programe Outlook

Pred vyriešením problému musíte skontrolovať celkovú veľkosť vybratých priečinkov. Spravidla to urobíte kliknutím na Súbor> Priečinok> Vlastnosti> Úložisko - alebo kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný priečinok a vyberte Vlastnosti.

V Outlooku je funkcia Automatická archivácia. Táto funkcia sa automaticky zálohuje Odstránené položky, odoslané položky, a úlohy a položky kalendára, ktorým vypršala platnosť. Táto funkcia však funguje, iba ak neprijímate väčšinu správ. Prebytočné e-maily musíte pravidelne mazať alebo ich musíte presunúť zo svojej doručenej pošty. Dosiahli ste limit 2 GB dátového úložiska a nemôžete ho bez problémov prekročiť.

Ak ste už ale svoju doručenú poštu v Outlooku pokazili, existujú spôsoby, ako ju triediť. Ďalej sú uvedené kroky, ktoré by viedli k tomuto uzneseniu. Týmto sa v zásade zmenia nastavenia automatického archívu.

Kroky na automatickú archiváciu e-mailov

1. Najskôr vytvorte nový miestny priečinok alebo .pst (osobné priečinky). Toto budete potrebovať na uchovanie archivovanej pošty. V dolnej časti zoznamu priečinkov nájdete Na tomto počítači Kliknite na tento nadpis.
2. Teraz vyberte nový priečinok a pomenujte ho. Navrhujeme, aby ste to pomenovali Archivovaná pošta vedieť to rozpoznať. Ak máte staršiu verziu Outlooku, môžete vybrať položky Súbor> Archivovať a zmeniť dátum v časti Archivujte položky staršie ako.
3. Teraz, keď ste vytvorili nový priečinok, vytvorte nové pravidlo pre archiváciu. Kliknite na Nástroje> Pravidlá. Tu vyberte Výmena od Na mojom  V dolnej časti okna uvidíte a + podpísať. Kliknite na ňu a pomenujte nové pravidlo. Mali by ste byť opäť opatrní, aby bolo nové meno ľahko pochopiteľné a zapamätateľné.
4. Je potrebné definovať e-maily, ktoré chcete archivovať. Toto sa má urobiť v rámci „Keď príde nová správa. “ 
5. Teraz zmeňte „Dátum prijatia" nastaviť na najstaršiu poštu, ktorú chcete archivovať. Tiež zmena Vykonajte nasledujúce tak, aby vyhovovalo novému pravidlu, ktoré chcete vytvoriť. Môžete napríklad pridať akcie, ako napríklad „Presunúť správu + archivovanú poštu“.
6. Nakoniec skontrolujte Povolené kliknutím na jeho začiarkavacie políčko a kliknutím na Ok. Ak to chcete urobiť aj v starších verziách Outlooku, kliknite na Nástroje> Možnosti> Iné> Automatická archivácia.

Teraz prichádza rad na to, aby sme veci trochu zvládli. Po spustení nového pravidla, ktoré definuje určitý vek prijatých e-mailov, ktoré sa majú archivovať, sa pred implementáciou pravidla postarajte o prijaté e-maily.

Ak chcete archivovať e-maily vo vybranom priečinku, vyberte preferovaný priečinok pošty, kliknite na položky Správy> Pravidlá> 180 dní, automatická archivácia. Teraz by Outlook implementoval archív na konkrétne staré e-maily. O dátume e-mailov rozhoduje „Dátum poslednej zmeny“, nie „Dátum prijatia“.

Teraz nastal čas na prístup k e-mailom, ktoré ste archivovali podľa vyššie uvedených štyroch krokov. Všetky archivované správy v konkrétnom priečinku sú prístupné zo zoznamu súborov „.pst“. Tento zoznam je k dispozícii v ľavom stĺpci priečinkov. Teraz, keď ste nastavili automatický archív, môžete k nim získať prístup kedykoľvek budete chcieť, nebudú však zaberať váš e-mailový priestor v Outlooku.

Teraz sa pozrite na naše Sprievodcovia hrami, Sprievodcovia Windows, Sprievodcovia sociálnymi médiami, iPhonea Sprievodcovia Androidom vedieť viac. Ak však máte nejaké otázky, komentujte nižšie svoje meno a e-mailovú adresu. Prihláste sa tiež na odber našich vlastných Kanál YouTube za účelom sledovania úžasných videí o tipoch a trikoch na hranie hier a smartphonoch.

Anubhav Roy je študent počítačového inžinierstva, ktorý má obrovský záujem o svet počítačov, Androidu a ďalších vecí, ktoré sa dejú vo svete informačných a technologických technológií. Je vyškolený v strojovom učení, dátovej vede a je programátorom v jazyku Python s Django Framework.