Ako automaticky presúvať e-maily do priečinka v programe Outlook

Je nepríjemné, keď sa dôležité e-maily od vášho šéfa stratia v hromade nových e-mailov. Môžete kedykoľvek vyhľadať priečinok doručenej pošty a pokúsiť sa nájsť konkrétnu poštu. Existuje však aj iný spôsob, ako to urobiť bez všetkej manuálnej práce. Pretože sa jedná o automatizovaný proces, šetrí to čas. Preto vám to pomôže využiť ten čas na ďalšie produktívne práce.

Aj keď tento článok je o vytváraní pravidiel, ktoré na základe zadaného počtu presúvajú vaše e-maily na požadované miesto kritériá, takže v tomto článku sa pozrime, ako vytvoriť pravidlá a automaticky presunúť určité e-maily do priečinka v Výhľad.

Ako automaticky presúvať e-maily do priečinka v programe Outlook?

Ak chcete používať funkcie, ako je automatické presúvanie e-mailov do priečinka v Outlooku, musíte si vytvoriť určité pravidlá. Pozrime sa teda, ako vytvoriť pravidlá pre naposledy používané verzie aplikácie Microsoft Outlook.

1. Najskôr otvorte poštu od odosielateľa, ktorého chcete presunúť automaticky.
2. Otvor Správy kartu a kliknite na Pravidlá a potom kliknite na Vytvorte pravidlo.
   
3. Vyberte kritériá, ktoré by mali spĺňať. Môžete napríklad určiť „Predmet obsahuje ” a zadajte slová, ktoré by sa mali zhodovať.
   
4. V časti „Postupujte takto: “ vyberte „Presunúť položku do priečinka“ a vyberte priečinok, do ktorého chcete tieto e-maily presunúť.

Ak odteraz budete dostávať e-maily od odosielateľa spĺňajúce kritériá, toto pravidlo automaticky presunie poštu do priečinka. Na nasledujúcu výzvu môžete tiež zvoliť uplatnenie jeho pravidiel na existujúce e-maily v doručenej pošte.

Vlastné pravidlá

Okrem konkrétnych pravidiel pre odosielateľa môžete nastaviť aj niektoré vlastné pravidlá. Napríklad, ak dostávate e-maily od ľudí z obchodného oddelenia, môžete ich nastaviť tak, aby sa automaticky presunuli do priečinka „Predaj“. Aby sme to dosiahli,

1. Otvorené Domov > Pravidlá a vyberte Spravujte pravidlá a upozornenia.
2. Teraz v zozname pravidiel kliknite na Nové pravidlo.
   
3. Teraz v sprievodcovi pravidlami môžete vybrať existujúce šablóny, ktoré sú tiež veľmi užitočné. Ak však potrebujete veľmi zložité pravidlo, môžete ho nastaviť úplne od začiatku.
   
4. V takom prípade si vyberieme ten, ktorý je v Zostaňte organizovaní. Potom zadajte svoje kritériá a cieľový priečinok.
   (Poznámka: na úpravu hodnôt kliknite na zvýraznený text a zadajte hodnotu v kroku 2. Obrázok vyššie predstavuje iba koncept.)
5. Uložte pravidlo a ak je to potrebné, použite teraz na usporiadanie existujúcich e-mailov.

To je všetko. Pomocou týchto pravidiel môžete presunúť e-maily do určeného priečinka.

Pre Outlook Web

Čo ak teda používate web Outlook? Nastavenia sú tiež podobné, ale spôsob prístupu k nastaveniam sa mení vo webových verziách.

1. Otvor nastavenie ikonu na obrazovke a kliknite na Zobraziť všetky nastavenia Outlooku.
   
2. Teraz kliknite na Pravidlá pod Mail možnosti a kliknite na Nové pravidlo pridať nové pravidlo.
   
3. Nastavte pravidlo z tohto okna pomocou nastavení.> Najskôr nastavte názov tohto nového pravidla, aby ste ho mohli neskôr identifikovať.
   > Potom kliknite na podmienku a vyberte podmienku, ktorú chcete pre toto nové pravidlo nastaviť. Tu chcem presunúť sieť od určitých odosielateľov. Takže vyberiem „Od“ a uvediem tieto mená alebo poštové adresy.
   > Nakoniec tu zadajte akciu, ktorú treba urobiť. V tomto príklade presúvam tieto e-maily do priečinka (s názvom Dôležité).

Záver

Takto teda môžete automaticky presúvať e-maily do konkrétneho priečinka. Tieto kroky sú ľahké a veľmi užitočné pre produktivitu. Ak teda vaša organizácia používa program Outlook, toto konkrétne nastavenie vám pomôže veľmi efektívne spravovať alebo organizovať e-mail.

Rahul je študentka počítačovej vedy s veľkým záujmom o oblasti techniky a kryptomeny. Väčšinu času trávi písaním alebo počúvaním hudby alebo cestovaním po nevidených miestach. Verí, že čokoláda je riešením všetkých jeho problémov. Život sa stáva a káva pomáha.