Top 10 tipov, trikov a funkcií pre zväčšenie, ktoré sa majú stať profesionálom vo videokonferencii

Videokonferencie sa v modernej dobe rýchlo menili na najpreferovanejšie komunikačné médium. Či už ide o e-mail alebo hlasový hovor, pri týchto spôsoboch komunikácie sa stratí veľa výrazu a zámeru. Preto sa často požadujú osobné stretnutia pre záležitosti prvoradého významu.

Osobné stretnutie však stojí veľa zdrojov, času a energie, len aby sa zamýšľané strany dostali do jednej miestnosti. Celý proces zaváňa zastaranou tradíciou a neefektívnosťou. Videokonferencie vyšli ako efektívna alternatíva drahých osobných stretnutí / konferencií.

Videokonferencia je technológia, ktorá sa bude plne integrovať do našich životov, napríklad ako sa stali mobilné telefóny a telefóny. Videokonferencie umožňujú používateľovi ignorovať vzdialenosť a majú pocit, akoby ste boli vedľa účastníkov / volajúcich. Umožňuje nám dávať a prijímať; vysvetľujte a poučujte v reálnom čase - aj keď sú volajúci každý z inej krajiny.

Aplikácia Zoom je vzrušujúce a profesionálne riešenie pre videokonferencie, ktoré používateľovi ponúka výnimočný zážitok z videokonferencie a oveľa viac. Aplikácia Zoom umožňuje používateľovi zdieľať vašu obrazovku s tými, ktorí sú spojení s hovorom. Umožňuje vám odovzdať kontrolu nad schôdzkou inej osobe a dokonca vám umožňuje zaznamenať hovor ako video.

Videokonferenčné riešenie aplikácie Zoom má veľa užitočných a funkčných možností, ktoré sú skryté v ich rozšírenej ponuke. V nasledujúcom zozname sa dozviete o funkciách, tipoch a trikoch, pomocou ktorých môžete odhaliť obrovský potenciál tejto vzrušujúcej komunikačnej aplikácie. Poďme sa hlboko ponoriť do úžasných možností, ktoré vám umožňujú používať aplikáciu efektívnejšie - vďaka čomu sa stanete profesionálom na videokonferenciách.

1. Automatický plánovač schôdzí

Aplikácia Zoom vás zbaví starostí so získaním asistenta, ktorý vám naplánuje schôdzku. Aplikáciu plánovača schôdzky môžete priamo pripojiť k aplikácii Zoom, ktorá vytvorí novú schôdzku Zoom vždy, keď si používateľ rezervuje schôdzku. Tiež pridá dátumy a časy do osobného kalendára, ktorý je pripojený k funkcii Zoom. Týmto spôsobom sú vaše schôdzky plne automatizované a efektívne, bez ľudskej chyby.

Tímové schôdzky môžete dokonca automatizovať pridaním kroku k uvedenému, čo umožní aplikácii Zoom zdieľať odkaz na schôdzku s aplikáciou tímového chatu, ako je Slack alebo podobne.

2. Pomocou uložených nastavení a jednej adresy URL môžete ľahko vytvárať opakujúce sa schôdzky

Opakujúcimi sa schôdzkami môžu byť týždenné a mesačné registrácie alebo iné pravidelne naplánované hovory, ktoré máte s rovnakou skupinou ľudí. Ak vytvoríte opakovanú schôdzku v režime Zväčšenie, stačí uložiť nastavenia raz a budete ich môcť použiť pri každom hovore. Ďalším efektívnym bodom v možnosti opakovanej schôdzky je, že môžete opakovane používať rovnakú adresu URL. Preto nemusíte odosielať účastníkom schôdzky novú adresu URL vždy, keď je naplánovaná schôdza.

Ďalším šikovným trikom zabaleným do možnosti opakovanej schôdzky je „Žiadny pevný čas“. Túto možnosť môžete použiť ak sa stretávate s rovnakou skupinou ľudí v pravidelnom rozvrhu, ale nie v rovnakom čase, pre každého stretnutie. Vďaka funkcii „Nie pevne stanovený čas“ môžete opakovane používať rovnaké nastavenia a ID schôdzky, čo nič nezmení na časoch, keď sa rozhodnete pripojiť prostredníctvom videokonferencie.

3. Skontrolujte, kto sa schôdzky zúčastnil

Je to užitočná funkcia pre videokonferencie, ktoré majú povinnú povahu - napríklad univerzitnú prednášku alebo povinné pracovné školenie. Pri videokonferenčných udalostiach ako takých budete chcieť skontrolovať informácie o tých, ktorí sa zúčastnili, a tých, ktorí sa nezúčastnili. Po ukončení schôdzky vám Zoom poskytne tieto informácie.

Ak chcete nájsť ‘zoznam účastníkov’, musíte prejsť do časti Zväčšiť správu účtov> Správa. V sekcii Správa stačí nájsť „Správy o použití“ a kliknúť na „Stretnutie“, aby ste vybrali schôdzu, pre ktorú chcete nájsť informácie.

Keď nájdete svoju schôdzku, vyberte typ prehľadu a časové obdobie skôr, ako kliknete na možnosť vygenerovať prehľad.

Poznámka: Zoznam účastníkov je možné vygenerovať, iba ak sú splnené nasledujúce podmienky:

1. Musíte byť hostiteľom plánovanej schôdzky a mať rolu správcu alebo vlastníka účtu.
2. Je potrebné povoliť prehľady používania.

• Účet Zoom musí byť Pro alebo API Partner alebo obchodný alebo vzdelávací plán.

4. Aplikácia Zoom vám umožňuje zhromažďovať informácie od účastníkov

Ak ste si mysleli, že prezenčná listina ako užitočná funkcia, možnosť zhromažďovania informácií v aplikácii Zoom je funkcia, ktorá je ešte vynikajúcejšia. Priblíženie vám umožňuje zhromaždiť informácie o účastníkoch od seba skôr, ako sa pripoja k schôdzi.

Ak chcete zhromažďovať informácie, musíte povoliť možnosť Registrácia, ktorá sa nachádza na karte „Moje stretnutia“ v aplikácii Zoom. Keď je funkcia povolená, môžete nastaviť formulár, ktorý musia účastníci vyplniť, než sa pripoja k schôdzi.

Aplikácia Zoom je dodávaná so zabudovaným predvoleným formulárom, ktorý vám umožňuje začiarknuť políčka štandardných informácií, ktoré môžete zbierať, napríklad meno, pridruženie k spoločnosti atď. Zoom vám však tiež umožňuje vytvoriť vaše vlastné polia v registrácii na karte „Vlastné Dotazy. ‘Na tejto karte môžete vytvoriť nové otázky a polia, ktoré chcete pridať k registrácii formulár.

„Webinar“ je termín pre webový seminár. Aplikácia Zoom je celkom schopná viesť webináre, ktoré vám umožnia spojiť sa s množstvom účastníkov. Na registráciu je však lepšie použiť formulár na webovej stránke udalosti alebo aplikáciu na správu udalostí. Ak chcete, aby sa tí, ktorí sa na svoju udalosť zaregistrovali, zaregistrovali v aplikácii Zoom, odporúčame vám používať automatizačné aplikácie. Predinštalované aplikácie spoločnosti Zapier vám umožňujú synchronizovať účastníkov s programom Zoom. Môžete to buď použiť, alebo použiť ktorúkoľvek inú automatizačnú aplikáciu na efektívne využitie programu Zoom pre vaše webináre.

Poznámka: Aby bolo možné zhromaždiť informácie od účastníkov, musia byť splnené nasledujúce podmienky:

1. Musíte byť hostiteľom stretnutia.
2. Musíte mať profesionálny účet.

• Schôdzka nemôže byť vaším „osobným ID schôdzky“.

5. Vytvorte video z hovoru Zoom

Ďalšou inteligentnou funkciou programu Zoom je schopnosť zaznamenávať vaše videokonferenčné hovory ako video. Táto funkcia je celkom užitočná na zdieľanie schôdzky s tými, ktorí ju nestihli. Pri kontrole stretnutia je táto funkcia prvoradá.

Aplikácia Zoom umožňuje nahrávať video buď na miestny disk, alebo do cloudu. Je potrebné poznamenať, že možnosť cloudového úložiska je k dispozícii iba pre platených používateľov. Výhodou použitia funkcie cloudového úložiska je možnosť okamžitého streamovania schôdzky vo webovom prehliadači, akonáhle je záznam pripravený. Kapacita cloudového úložiska sa líši podľa rôznych účtov / plánov.

Ďalším faktorom, ktorý je potrebné mať na pamäti pri zaznamenávaní konferenčných videí, je vopred optimalizovať nastavenie. Táto preventívna iniciatíva vás prinúti zvoliť najlepšiu kvalitu, ktorá je vhodná pre typ videokonferencie, ktorú práve vediete. Napríklad: Pre videokonferenciu typu vysielania, kde sa na obrazovkách zobrazuje iba hostiteľ, je oveľa efektívnejšie zaznamenávať iba zvuk a video hostiteľa. Zatiaľ čo na schôdzke spoločného typu, kde hostiteľ a účastníci interagujú a vymieňajú si navzájom informácie, možno budete chcieť zaznamenať všetkých. Preto je pred začatím nahrávania videokonferencie veľmi vhodné stráviť niekoľko minút v podokne nastavení a zvoliť najlepší formát pre vaše požiadavky.

Poznámka: Ak chcete povoliť nahrávanie videokonferencií, musia byť splnené nasledujúce podmienky:

1. Ak chcete nahrávať videá, musíte spustiť Zoom v systéme Windows alebo Linux alebo macOS.

V prípade, že sa na vašich videokonferenciách nezobrazí možnosť záznamu, skontrolujte svoju stránku s nastaveniami alebo ju nechajte povoliť správcovi.

6. Nechajte anotácie spolupracovať

Možnosť Zdieľanie obrazovky v priblížení umožňuje hostiteľovi zobraziť všetko, čo je na ich obrazovke, všetkým účastníkom videohovoru. Anotačný nástroj aplikácie Zoom umožňuje účastníkom / účastníkom videokonferencie kresliť a zvýrazňovať na zdieľanej obrazovke. Je potrebné oceniť túto efektívnosť a kreativitu tohto nástroja. Ak diskutujete o vizuálnych materiáloch, ako je napríklad maketa grafického dizajnu atď., Nemožno význam anotačného nástroja vysvetliť jednoduchými slovami.

Ak ste účastníkom hovoru a potrebujete robiť poznámky na zdieľanej obrazovke iného účastníka, môžete nájsť poznámku v časti „Zobraziť možnosť“ v hornej časti okna Zväčšenie. Po kliknutí na možnosť Anotovať sa zobrazí panel s nástrojmi s možnosťami poznámok, ako napríklad „kresliť“, „text“, „šípka“ atď. Tlačidlo uložiť na paneli nástrojov vám umožňuje urobiť snímku obrazovky celého obrázka s anotáciami. Ak ste hostiteľom, získate tiež možnosť zakázať anotácie pre všetkých účastníkov.

7. Spoločne hostiť videokonferenčné hovory

Ak organizujete profesionálny videohovor / konferenciu, môže prísť čas, keď bude schôdzku musieť riadiť alebo kooperatívne riadiť viac ako jeden hostiteľ. Môžu sa vyskytnúť prípady, keď tím PR bude chcieť mať kontrolu nad schôdzou spolu s rečníkom alebo subjektom webinár / videokonferencia vyžaduje, aby dvaja ľudia vysvetlili potrebný materiál, alebo dvaja manažéri, ktorí musia spoločne poskytnúť prezentácia. Za takýchto okolností vám program Zoom umožňuje zvoliť viac ako jednu osobu, ktorá bude riadiť videokonferenciu, a nie prechádzať procesom výberu jedného hostiteľa okrem iných.

Postup použitia možnosti spoločného hostiteľa sa začína tak, že najskôr prejdete na nastavenie Zoom Meeting a povolíte ho „Možnosť Co-Host.“ Po dokončení musíte počkať, kým sa spustí .meeting, a kým pripojiť sa. Na začiatku stretnutia môžete osobu pridať kliknutím na tri bodky umiestnené nad videom.

Alternatívnou metódou spoločného hostiteľa je vyhľadanie okna Účastník a výber možnosti „Správa účastníkov“. Po zobrazení zoznamu účastníkov, umiestnite kurzor myši na meno účastníka, ktorého chcete hostovať, a kliknite na „Viac“ a vyberte možnosť „Vytvoriť spoločného hostiteľa“.

Poznámka: Ak chcete povoliť možnosť Co-Host, musia byť splnené nasledujúce podmienky:

1. Potrebujete účet Pro alebo Business alebo partnera API alebo vzdelávanie.
2. Zoom musíte spustiť v systémoch macOS, Windows, Android alebo IOS (nie v prostredí Linus alebo Web).

Ak sa možnosť Co-Host nezobrazí, požiadajte svojho správcu účtu, aby na karte Stretnutia povolil oprávnenie spoločného hosťovania.

8. K dispozícii konferenčná miestnosť pre účastníkov

Zoom má zaujímavú možnosť nechať účastníkov videohovoru ešte predtým, ako sa objaví hostiteľ. Malé skupiny majú túto možnosť v obľube, pretože im umožňuje uskutočňovať malé rozhovory skôr, ako sa zdá, že schôdzku bude riadiť hostiteľ.

V niektorých prípadoch však tento zbor vašich účastníkov vo virtuálnej miestnosti možno pripísať a zlé zobrazenie vašej značky alebo firemného imidžu z dôvodu interakcie, ktorá sa začína ešte predtým, ako hostiteľ prichádza. Tomu sa dá zabrániť vytvorením virtuálnej čakárne, ktorá účastníkov nechá podržať, kým im hostiteľ nedovolí pripojiť sa k schôdzke súčasne alebo po jednom.

Presná možnosť aktivácie virtuálnej čakárne sa líši podľa typu vášho účtu. Po zapnutí tejto možnosti však môžete prispôsobiť to, čo majú účastníci vidieť, keď čakajú na začiatok schôdzky.

9. Umožnite tretej strane alebo vášmu asistentovi naplánovať vaše stretnutie

Priblíženie vám umožní uskutočňovať výnimočné videohovory, ale nie je to len aplikácia pre videohovor. Vďaka množstvu funkcií a možností je Zoom mocným nástrojom podnikovej komunikácie. Zoom je často používaný profesionálmi a vedúcimi pracovníkmi na vysokej úrovni na spojenie s rôznymi zamestnancami prostredníctvom videokonferencie.

Preto vo firemnom alebo obchodnom prostredí musí s komunikačným nástrojom často pracovať asistent, tím PR alebo marketingový personál. Zoom vám umožňuje delegovať plánovanie schôdzky na asistenta alebo na tretiu stranu, ktorá spravuje váš kalendár.

Ak chcete povoliť oprávnenie asistenta plánovania, musíte sa prihlásiť do lupy a v časti „Nastavenia schôdzky“ kliknúť na položku „Ostatné“. nájde znamienko plus vedľa Asistenta plánovania, kliknite naň a zadajte e-mailovú adresu svojho asistenta a dokončite proces kliknutím na Priradiť.

Po pridaní asistenta sa vybraný personál musí odhlásiť a znova prihlásiť do svojho účtu Zoom, aby mohla funkcia fungovať. Po nadobudnutí účinnosti asistenta plánovania môže určený personál naplánovať schôdzky za vás. Postupujte podľa možnosti Pokročilé možnosti alebo Možnosti schôdzky (na základe verzie vášho zväčšenia) a na základe pokynov vytvorte nové stretnutia.

Poznámka: Aby váš asistent alebo tretia strana mohli pre vás naplánovať schôdzky, musia byť splnené nasledujúce podmienky:

1. Tí, ktorí dostali oprávnenie na plánovanie a primárny účet, ktorý im pridelil oprávnenie, musia mať buď licenciu Pro, alebo Corp.
2. Pre tých, ktorí chcú organizovať webináre, majú plánovač a držiteľ účtu licenciu Webinar.

10. Základné informácie o klávesnici pre efektívnu navigáciu v aplikácii Zoom

Pre tých, ktorí často používajú Zoom, vám osvojenie niekoľkých klávesových skratiek pomôže šikovne zvládnuť vaše videohovory. Skratky Zoom sú rozumné, funkčné a ľahko zapamätateľné.

Zastávam slovo „pozvať“. Pre používateľov systému macOS „Cmd + I“ skočí do okna pozvánky. Pre používateľov systému Windows sa pomocou klávesovej skratky „Alt + i“ dostanete do okna pozvánky. Táto skratka vám umožní rýchly začiatok vašich aktivít Zväčšenia, pretože v okne pozvánky môžete získať odkazy na schôdzku alebo poslať pozvánku e-mailom.

M znamená nemý. Pre používateľov počítačov Mac „Cmd + Ctrl + m“ a pre používateľov systému Windows umožňuje program „Alt + m“ stlmiť všetkých ostatných účastníkov hovoru, keď ste hostiteľom.

Zdieľaná obrazovka je obľúbenou funkciou programu Zoom a jej popularita sa pri aplikácii Zoom nestratí, pretože táto funkcia má svoju exkluzívnu skratku.

S znamená podiel. Pre používateľov systému Mac „Cmd + Shift + s“ a pre používateľov systému Windows umožňuje program „Alt + Shift + s“ zdieľať vašu obrazovku s účastníkmi hovoru.

Tieto skratky vám umožňujú vykonať okamžité zmeny, keď začínate používať Zoom v daný deň alebo uprostred videohovoru.

Ako je na tom Zoom v porovnaní s konkurenciou? V čom je Zoom jedinečný?

Zoom je kompletný nástroj pre videokonferencie, ktorý vám umožňuje uskutočňovať sofistikované videohovory / konferencie a oveľa viac. Najlepšie spoločnosti alebo konkurenti, ktorí ponúkajú podobné služby ako Zoom, sú WebEx, Skype a LogMeIn. Aj keď tieto tri spoločnosti ponúkajú podobných služieb, spoločnosť Zoom kládla väčší dôraz na video aspekt ich produktu, pretože ponúka vyššiu rýchlosť snímkovania porovnateľne.

Medzi tromi konkurentmi je Skype všeobecne známy pre svoje osobné použitie a v porovnaní s Zoom a ostatnými nie je celkom obľúbený pre firemné aktivity. Aj keď je grafika rozhrania a dizajn Skype príjemnejšia pre oči, nedosahuje to rôznych funkcií a možností, ktoré sú založené na iných videokonferenčných riešeniach.

WebEx sa ujíma vedenia v rámci bezplatného plánu bez obmedzenia dĺžky stretnutí v porovnaní s obmedzením priblíženia na 40 minút. Zoom však zvíťazí na vrchole závodu vďaka svojej schopnosti zdieľať nielen obrazovku, ale aj hostiteľský zvuk - vlastnosť, ktorá je pre Zoom jedinečná.

Rôzne možnosti podnikovej komunikácie a webinárov často prichádzajú ako platené privilégiá. Cenové rozsahy sú navyše navzájom podobné. Zoom však ponúka veľa prepracovaných možností, ako sú konferenčné miestnosti a ďalšie.

Zoom je profesionálne riešenie pre videokonferencie. Je to však tá krátka fráza a tiež oveľa viac. Po prečítaní všetkých tipov, trikov a funkcií programu Zoom si človek nemohol pomôcť a dospel k záveru, že Zoom je úplné riešenie virtuálnej komunikácie.

Priblíženie vám umožňuje uskutočňovať videohovory vo výnimočnej kvalite a tiež vám umožňuje zdieľať obrazovku, vytvárať poznámky, zaznamenávať hovory ako video, pridávať asistentov, vytvárať konferenčné miestnosti, zhromažďovať registračné informácie a viac. Možnosti dostupné v aplikácii Zoom vám poskytujú nespočetné možnosti videohovoru, ktoré by inak neboli možné.

Možnosti, ktoré vám program Uvádzač Zoom umožní, vás, hostiteľa, posunúť efektívnosť virtuálnych konferencií na ďalšiu úroveň. Vďaka funkcii Zoom je komunikácia bližšia, osobnejšia a efektívnejšia; napriek vzdialenosti.

Vďaka funkcii Zoom sa pripojme, zdieľajme, spolupracujme a tvorme - prekračujeme hranice.