Komplexný sprievodca porozumením nákladom a efektívnemu využívaniu portálu rady

Všetci dodávatelia softvéru pre virtuálne dosky majú svoj vlastný prístup k štruktúrovaniu riešení, ktoré ponúkajú. Pochopenie všeobecných faktorov, ktoré ovplyvňujú konečné náklady, je kľúčové na uľahčenie rozhodovania podľa vášho rozpočtu a bez obetovania času.

Preskúmať a porovnanie cien palubného portálu podrobne si môžete prečítať náš článok na túto tému.

Frekvencia platieb

Účty, ktoré musíte zaplatiť za prístup k softvéru, môžu prísť v inom čase: mesačne, štvrťročne, dvakrát ročne alebo ročne. Sústreďte sa na dobu používania a počet dosiek, s ktorými budete manipulovať v rámci softvéru portálu dosiek, aby ste odhadli riešenie, ktoré by pre vás fungovalo najlepšie. Častejšie platby budú pravdepodobne drahšie.

Prístupy k tvorbe nákladov

Poskytovatelia softvéru na správu predstavenstva, ktorí prijímajú cenové systémy podľa používateľa a funkcie, tvoria konečnú verziu účtujú podľa počtu členov predstavenstva portálu, skladu a nástrojov klientskych spoločností vyžadovať. V týchto prípadoch je najlepšie predstaviť si celú konfiguráciu vašej dosky so všetkými skrytými procesmi, aby ste urobili správne rozhodnutie.

Doplnky

Mnoho poskytovateľov riešení na bezpapierové stretnutia navrhuje rozšírenie funkčnosti softvéru o ďalšie nástroje, ako je napríklad ďalší úložný priestor. Táto metóda analýzy hodnoty za peniaze príslušného softvéru je optimálna, ak máte veľkú firmu alebo a nezisková organizácia s rôznym počtom riaditeľov a výborov, keďže konečná cena môže predstihnúť etablované rozpočtu.

Pevné mesačné predplatné

Plán s fixnými nákladmi je najtransparentnejší spôsob, akým môžu poskytovatelia softvéru na online stretnutia predstavenstva ponúknuť. Tento typ systému tvorby cien špecifikuje nástroje zahrnuté vopred.

Pre plodnú online správu predstavenstva – neobmedzený úložný priestor a predplatné množstva používateľov sú rozumnou voľbou.

Skryté poplatky v cenách nástenného portálu

Ak si neobjasníte cenový systém poskytovateľa vo fáze predstavovania jeho produktu, existuje vysoká šanca, že narazíte na skryté náklady. Tieto môžu zvýšiť počiatočnú cenu nad vaše rozpočtové limity a negatívne ovplyvniť pracovný proces predstavenstva. Nižšie sme spísali skryté poplatky, ktoré sú najčastejšie prehliadané.

Extra používatelia a úložný priestor 

Všetky predstavenstvá pracujú s veľkým množstvom údajov počas zasadnutí aj samostatne. Obmedzená úložná kapacita môže spôsobiť potrebu ďalších gigabajtov. To zase môže spustiť prekročenie stanoveného rozpočtu.

• Náhľad. Pri porovnávaní cien softvéru na správu rady vám odporúčame odhadnúť maximálne požiadavky na úložný priestor vašej organizácie. Odporúčame vám tiež požiadať poskytovateľov o absolútnu transparentnosť cien.

Pokročilé vlastnosti

Preferovaný poskytovateľ softvéru musí byť vopred a jasne informovaný o nástrojoch, za ktoré vám budú účtované poplatky, a to aj napriek úrovni zložitosti. To zahŕňa vylepšené bezpečnostné protokoly, zákaznícku podporu, administratívne poradenstvo, správu entít atď.

Upgrady a údržba softvéru 

Údržba softvéru na správu dosky môže spôsobiť dodatočné náklady, ak si objednáte nasadenie na mieste. Správcovia môžu chcieť, aby im poskytovatelia pomohli s inštaláciou ich riešenia, konfiguráciou nastavení alebo nákupom a následnou inštaláciou ďalšieho vybavenia v priestoroch organizácie.

Dodatočné školenie

Každý člen predstavenstva, ktorý sa pripojí po úvodnom školení, bude pravdepodobne potrebovať pokyny, ako túto technológiu úspešne používať. Aby ste sa vyhli dodatočným nákladom na každé vzdelávacie stretnutie, je najlepšie si túto otázku objasniť s poskytovateľom.

Ako si vybrať cenový systém dosiek, ktorý je pre vás ten pravý?

Spôsob výberu platformy s najprimeranejšou cenou zahŕňa posúdenie nasledujúcich faktorov:

1. Počet správcov, členov správnej rady a typ rád, ktoré budú softvér prevádzkovať.
2. Procedúry prístupu k prostriedkom a ochrane sú typické pre vaše odvetvie.
3. Organizácia zasadnutí správnej rady vašej inštitúcie a postupy riadenia.
4. Rozpočet, ktorý môže vaša organizácia minúť na softvér.

Akonáhle presne pochopíte potreby vašej dosky, bude to trvať oveľa menej úsilia, aby ste urobili správnu voľbu z dostupné softvérové ​​možnosti a prediskutujte zostávajúce otázky s poskytovateľmi, ktorí najlepšie vyhovujú vašim požiadavkám.

Implementácia softvéru pre portálový portál

Výber bezpečného riešenia, ktoré vyhovuje vašim požiadavkám, je proces, ktorý pozostáva z niekoľkých krokov. Je potrebné pochopiť, že tento proces nie je obmedzený na porovnávanie cien príslušných opcií. Ak chcete nájsť správny softvér, musíte porovnať početné online riešenia na stretnutia podľa funkcií, ktoré uľahčia pracovný proces vašej organizácie.

Pri analýze je potrebné zvážiť dve hlavné fázy a každá z nich má niekoľko čiastkových fáz:

1. Výber
2. Adopcia

Výber palubného portálu

Je nevyhnutné vybrať optimálnu možnosť podľa nižšie uvedeného systému. Tieto kroky sú nevyhnutné na vybudovanie základu pre efektívnejšiu správu vecí verejných.

• Definovanie kritérií výskumu
• Vedenie výskumu
• užší výber
• Porovnávanie

Adopcia

Keď je vybratý najvhodnejší portál rady, je čas začať s prechodom na online systém stretnutí.

• Školenie
• Inštalácia a nasadenie
• Prispôsobenie
• Implementácia

Predtým, ako začnete organizovať skutočné stretnutia, tím podpory vás poučí, ako všetko nastaviť.