5 glavnih nasvetov, ki jih morate poznati pri izbiri programske opreme za virtualno sejno sobo

Visokotehnološke inovacije spreminjajo način in kraj našega poslovanja. Ena najbolj opaznih manifestacij tega vzorca je mesto upravnega odbora. Tako javna kot zasebna podjetja ga uporabljajo za upravljanje kapitala in podjetij. Za uspešno, učinkovito in varno izvedbo virtualnega sestanka potrebujete ustrezno programsko opremo za sestanke odbora. Te platforme lahko tudi pospešijo postopek udeležbe na dejanskih sestankih ali tistih, ki vključujejo virtualno in fizično prisotnost. Spodaj si bomo podrobneje ogledali 5 najboljših nasvetov, ki jih morate upoštevati pri izbiri programske opreme za virtualno ploščo.

Kaj je programska oprema za sestanke odbora?

Enotno, varno orodje za sodelovanje, imenovano programska oprema za sestanke upravnega odbora (znana tudi kot programska oprema portala upravnega odbora), vam omogoča načrtovanje brezpapirnih sestankov upravnega odbora od začetka do konca. To večnamensko orodje omogoča organizacijo srečanj in ustvarjanje vzdušja, ki spodbuja učinkovito timsko delo, komunikacijo in interakcijo. Prek portala odbora lahko delite dnevne rede in druge pomembne dokumente, posodabljate dokumente, tako da imajo vsi dostop do najnovejših informacij, dokumentom pa dodajate opombe in vprašanja. Med uporabo programske opreme za sestanke upravnega odbora lahko najdete tudi druge koristne funkcije in značilnosti.

Uspeh uporabe te programske opreme pojasnjuje, zakaj podjetja vseh velikosti in sektorjev uporabljajo te tehnologije. To posledično spodbuja tržno ponudbo, kar se kaže v nenehnem pojavljanju novih prodajalcev programske opreme za sejne sobe.

5 nasvetov za izbiro programske opreme za sejne sobe

Poslovno bi morali razumeti svoj končni cilj, upoštevati velikost vašega podjetja in druge dejavnike, ko izbirate aplikacijo za sejno sobo in si ogledujete primerjava programske opreme portala plošč. Obstaja 5 splošnih priporočil, ki vam lahko pomagajo pri modri izbiri.

1. Ko se odločate, razmislite o svojem javnem spletnem mestu

Eden najpomembnejših dejavnikov, ki jih ljudje upoštevajo pri izbiri programske opreme za sejne sobe, je uporabniška izkušnja. To zajema položaj navigacijskih gumbov, logičen potek dogodkov, zmožnost spreminjanja predlog in več. To je pomembno, saj bi moralo biti vaše delo poleg tega, da bi bilo uspešno, čim bolj inteligentno z rešitvijo za brezpapirna srečanja.

2. Vzemite kibernetsko varnost resno

Eno najbolj aktualnih vprašanj kibernetske varnosti. Podjetja izgubljajo milijone dolarjev zaradi napadov in goljufij. Zato bodite pozorni, ali programska oprema za sejne sobe ponuja šifriranje podatkov. Trenutno je najpogosteje uporabljena 128-bitna enkripcija. Popolno 256-bitno šifriranje, primerljivo z vojaškim standardom, bi lahko bilo na voljo pri bolj sofisticiranih dobaviteljih.

Ugotovite, kje bodo shranjeni vaši podatki. Bistveno je, da je na strežniku in ne v oblaku, kjer je hekerjem lažje. Ne pozabite zavarovati tudi svojih SMS sporočil. Vedno dajte prednost prodajalcem, ki redno izvajajo penetracijske teste in nadgrajujejo svoje izdelke.

3. Določite enostavnost dostopa do informacij

Čeprav se morda zdi očitno, bi morala idealna programska oprema za sestanke portala odbora olajšati vam in udeležencem sestanka, da dobite informacije, ki jih potrebujete. Cilj uporabe brezpapirnega sistema je nadomestiti zapleten in neorganiziran papirni proces z bolj poenostavljenim, enostavnim in urejenim.

• Sposobnost iskanja. Dokumenti morajo biti za člane odbora enostavni za iskanje in krmarjenje. Poleg tega morajo imeti možnost, da to storijo na kateri koli napravi, ki jo želijo. Ker je mogoče uporabiti vse tri platforme, najboljši sistemi za upravljanje plošč ponujajo različice, ki so optimizirane za namizne računalnike, tablične računalnike in mobilne naprave. Če je programska oprema, ki jo izberete, samo namizna, ne boste mogli doseči svojega cilja povečanja udeležbe na sestanku.

• Oblikovanje primerno za tisk. Vedno bodo uporabniki, ki bodo želeli natisniti kopije, čeprav je ustvarjanje brezpapirnega delovnega mesta eden glavnih razlogov, zakaj mnoga podjetja uporabljajo portale plošč. To je lahko posledica različnih dejavnikov, kot je osebno udobje ali nestrpnost do dolgotrajne uporabe zaslona. Prepričajte se, da je format knjige in spremnih dokumentov primeren za tiskanje v tej specifični situaciji.

• Dostopnost brez povezave. Ali lahko ljudje dostopajo do vsebine na spletu in zunaj njega, je drugačen dejavnik, ki ga je treba upoštevati. V nasprotnem primeru se bodo morda težko pripravili na sestanek brez dostopa do omrežja Wi-Fi ali 4G.

4. Preverite cenik

Številni ponudniki spletnih sestankov upravnih odborov običajno vključujejo skrite stroške, kar bi vas lahko presenetilo. Tukaj je nekaj primerov:

• Pomoč pri usposabljanju. Po nakupu se morate naučiti uporabljati program. Pomembno je vedeti, ali bo to usposabljanje brezplačno ali bo potreben plačan svetovalec. Številni ponudniki pogosto gostijo spletne seminarje, ki pokrivajo funkcije njihovih platform. Vendar je pogosto potrebna takšna ali drugačna obremenitev.
• Pomoč strankam. Preberite, kakšen standard storitev lahko pričakujete. Lahko bi bil na voljo ves čas, vendar bo na primer na voljo brezplačna pomoč le ob določenih urah.
• Zmogljivost shranjevanja. Če delate z veliko podatki, je ta vidik zelo pomemben. Pogosto je dodatna zmogljivost ponujena po visoki ceni.

5. Ugotovite, ali je videokonferenca podprta

Možnost opazovanja, kdo aktivno sodeluje na sestanku, je bistvenega pomena za doseganje zakonske obveznosti hitre identifikacije vseh udeležencev. Med konferenčnim klicem lahko pomotoma izgubite uporabnika. Videokonference v programski opremi za upravljanje odbora so zato izjemno koristne za preglednost.

Poleg tega se zdi, da se vidita drug drugega, bolj intimno in je najbližje fizičnemu srečanju, ki ga lahko imaš. Manj je težav s tem, da se ljudje pogovarjajo drug čez drugega, saj lahko enostavno namestite metodo dvignjene roke, ki pomaga predsedujočemu, da vsem, ki to želijo, ponudi možnost komentiranja. Spremljate lahko tudi vizualne znake, da je nekdo pripravljen govoriti.

Zaključek

Uporaba programske opreme board portal v podjetju bo zelo poenostavila delo in ga naredila bolj razumljivega za vse. Zato je tako pomembno, da odgovorno pristopite k izbiri programske opreme, ki bo ustrezala vsem vašim zahtevam. Upoštevajte naše nasvete in razširite svoje podjetje s programsko opremo za sejne sobe.