Pomen izbire prave podatkovne sobe za vas

Vodstvo, člani upravnih odborov in vodje podjetij uporabljajo storitve virtualne podatkovne sobe za varno shranjevanje podatkov in učinkovito sodelovanje s tretjimi osebami.

Toda danes obstaja na desetine ponudnikov virtualnih podatkovnih sob, zato bo morda težko izbrati pravega prodajalca za vaše podjetje. Kljub temu je prava izbira ključnega pomena, saj lahko vpliva na izid posla.

Spodnji vodnik vam bo pomagal z najboljšimi nasveti in najpomembnejšimi koraki pri iskanju podatkovne sobe.

Kaj je virtualna podatkovna soba?

Virtualna podatkovna soba, znana tudi kot elektronska podatkovna soba, je varen spletni repozitorij, ki se uporablja za shranjevanje in distribucijo digitalnih datotek in dokumentov.

Programska oprema za spletno podatkovno sobo je še posebej koristna pri naslednjih poslovnih transakcijah in procesih:

• Združitve in prevzemi. Prodajalno in prevzemno podjetje lahko uporabljata VDR kot varno in nadzorovano poslovno okolje. Njegove funkcije omogočajo hitro in preprosto nalaganje in skupno rabo zaupnih dokumentov skrbnega pregleda, komuniciranje o vprašanjih M&A in pospešitev celotne transakcije.
• Zbiranje sredstev. Startupi in podjetja, ki želijo zbrati kapital, potrebujejo virtualno podatkovno sobo za izmenjavo dokumentov z vlagatelji in sledenje njihovi dejavnosti, da bi razumeli, kdo je najbolj angažiran in zainteresiran.
• IPO. Podjetja, ki želijo postati javna, potrebujejo podatkovno sobo, da zagotovijo več zunanjim strankam, npr revizorji, zavarovalniki in potencialni vlagatelji z varnim in preglednim dostopom do svojih finančnih IPO podatki.
• Komunikacije na plošči. Člani upravnega odbora uporabljajo VDR za upravljanje in vodenje sestankov upravnega odbora in komisij, varno izmenjavo gradiva upravnega odbora, ustvarjanje in dodeljevanje nalog ter spremljanje uspešnosti. Ti lahko nauči se več o rešitvah podatkovne sobe za direktorje.

5 razlogov za uporabo programske opreme za podatkovno sobo

Poleg varnega shranjevanja in skupne rabe zaupnih datotek obstajajo številne druge prednosti uporabe virtualne podatkovne sobe.

1. Zmanjšani stroški. Virtualne podatkovne sobe so veliko bolj dostopne in stroškovno učinkovite v primerjavi s fizičnimi podatkovnimi sobami. Prvič, ni stroškov, povezanih s potovanjem, kot so vozovnice ali nastanitev. Drugič, uporabniki ne plačujejo najemnine in vzdrževanja podatkovne sobe. Skupaj lahko prihrani na tisoče dolarjev na leto.
2. Učinkovita komunikacija. Številni prodajalci podatkovnih sob ponujajo različna orodja za sodelovanje in komunikacijo. Na primer klepeti v živo, razprave v nitih, komentarji, obvestila, dodeljevanje strokovnjakov, razdelki z vprašanji in odgovori itd.
3. Hitrejši zaključek posla. VDR uporabnikom omogočajo hitro nalaganje, posodabljanje in skupno rabo pomembnih dokumentov. Pomaga pri obveščanju partnerjev, vlagateljev in članov ekipe. Po drugi strani pa olajšuje odločanje in vodi do hitrejšega zaključka posla.
4. Dostopnost. Do virtualnih podatkovnih sob lahko dostopate kadarkoli in kjer koli. Poleg tega si lahko na stotine uporabnikov hkrati ogleduje dokumente, ne da bi drug drugega motili pri delu.
5. Okolju prijaznost. Virtualne podatkovne sobe pomagajo preprečiti tiskanje in shranjevanje na tisoče papirnatih dokumentov. Poleg tega oddaljeni dostop do VDR preprečuje uporabnikom potovanje, kar zmanjšuje emisije ogljikovega dioksida. Vse to pozitivno vpliva na okolje.

Kriteriji najboljših ponudnikov virtualnih podatkovnih sob

Ko iščete virtualno podatkovno sobo, se osredotočite na naslednje značilnosti.

Merila	Opis
1. Močna varnost podatkov	Izberite ponudnika, ki ponuja: Dostop do varnostnih funkcij kot so dvostopenjska avtentikacija, podrobna uporabniška dovoljenja in omejitve dostopa IP. Varnostne funkcije dokumentov kot so urejanje, dinamični vodni žigi in odstranjevanje na daljavo.
2. Napredne funkcije	Prepričajte se, da ima podatkovna soba: Funkcije upravljanja dokumentov na primer nalaganje datotek v velikem obsegu, povleci in spusti, samodejno številčenje indeksa in preprosto iskanje besedila. Komunikacijske lastnosti kot so niti, klepeti v živo, videokonference, komentarji in obvestila. Funkcije sledenja dejavnosti uporabnika kot so poročila in revizijske sledi.
3. Profesionalna podpora strankam	Bodite pozorni, če prodajalec ponuja: Podpora 24/7/365 da lahko kadar koli dosežete predstavnika za podporo. Večjezična podpora da lahko komunicirate s strokovnjakom za podporo v jeziku, ki vam je ljubši. Večkanalna podpora da lahko stopite v stik s skupino za podporo na različne načine, kot je telefon, klepet v živo ali e-pošta.
4. Drugi kriteriji	Preverite naslednje: Brezplačen preizkus za brezplačno testiranje platforme pred nakupom katere koli storitve. Izkušnje v vaši industriji da zagotovite, da platforma ustreza vašim poslovnim namenom. Tarifni načrti da izberete najprimernejšo cenovno možnost glede na vaše potrebe.

5 korakov, ki jih morate upoštevati pri izbiri ponudnika virtualne podatkovne sobe

Tukaj je kratko navodilo, kaj storiti, da izberete prodajalca podatkovne sobe, ki je najbolj primeren za vaš projekt.

1. Ugotovite potrebe. Določite, za kaj potrebujete VDR, kako dolgo bo projekt trajal, koliko uporabnikov bo dostopalo do sobe in koliko zmogljivosti za shranjevanje mora imeti podatkovna soba.
2. Določite proračunske omejitve. Določite, koliko si lahko privoščite zapraviti za podatkovno sobo, saj se cene začnejo pri 99 USD na mesec in lahko dosežejo več tisoč dolarjev na leto.
3. Preberi ocene. Izvedite, kaj si drugi uporabniki mislijo o ponudnikih na spletnih mestih za pregled podatkovnih sob.
4. Primerjajte virtualne podatkovne sobe. Izberite 2-3 prodajalce in jih primerjajte glede funkcionalnosti, izkušenj in stroškov.
5. Rezervirajte predstavitev. Obrnite se na ponudnika, da vam prodajni predstavnik pokaže, kako deluje podatkovna soba in kakšne so cenovne možnosti za vaš projekt.