10 najboljših nasvetov, trikov in funkcij za povečavo, s katerimi boste postali profesionalni v video konferenci

Videokonference se v sodobnem času hitro spreminjajo v najbolj priljubljen način komunikacije. Naj bo to e-poštni ali glasovni klic, se pri teh načinih komunikacije izgubi veliko izražanja in namere. Zato se pogosto zahtevajo osebna srečanja za zadeve izrednega pomena.

Vendar pa osebni sestanek stane veliko sredstev, časa in energije, samo da bi predvidene zabave spravili v isto sobo. Ves postopek diši po zastareli tradiciji in neučinkovitosti. Videokonference so postale učinkovita alternativa dragim osebnim sestankom / konferenci.

Video konferenca je tehnologija, ki se bo popolnoma vključila v naše življenje, kot so postali telefoni in telefoni. Video konferenca omogoča uporabniku, da prezre razdaljo in se počuti, kot da ste zraven udeležencev / klicateljev. Omogoča nam dajanje in prejemanje; razložite in poučite v realnem času - tudi če so klicatelji iz druge države.

Aplikacija Zoom je razburljiva in profesionalna rešitev za videokonference, ki uporabniku ponuja izjemno izkušnjo videokonference in še veliko več. Aplikacija Zoom uporabniku omogoča skupno rabo zaslona s tistimi, ki so povezani s klicem. Omogoča vam, da nadzor nad sestankom prenesete na drugo osebo in celo omogoča snemanje klica kot videoposnetka.

Rešitev za videokonference aplikacije Zoom ima veliko uporabnih in funkcionalnih možnosti, ki so skrite v njihovem naprednem meniju. Naslednji seznam vam omogoča, da se seznanite s funkcijami, nasveti in triki, kako odkriti neizmerne potenciale te vznemirljive komunikacijske aplikacije. Dovolite nam, da se poglobimo v čudovite možnosti, ki vam omogočajo učinkovitejšo uporabo aplikacije - zaradi česar ste profesionalec na video konferencah.

1. Samodejni načrtovalec sestankov

Aplikacija Zoom vas reši skrbi, da bi dobili pomočnika, ki bi načrtoval sestanek. Aplikacijo načrtovalca sestankov lahko neposredno povežete z Zoom, ki bo ustvaril nov sestanek Zoom vsakič, ko uporabnik rezervira sestanek. V osebni koledar, ki je povezan z Zoomom, doda tudi datume in ure. Na ta način so vaša srečanja popolnoma avtomatizirana in učinkovita, brez človeških napak.

Sestanke ekipe lahko celo avtomatizirate tako, da zgoraj dodate korak, s čimer Zoom omogoči skupno rabo povezave do sestanka z aplikacijo za skupinski klepet, na primer Slack ali podobno.

2. Preprosto ustvarite ponavljajoče se sestanke prek shranjenih nastavitev in enega URL-ja

Ponavljajoči se sestanki so lahko tedenske in mesečne prijave ali drugi redni klici, ki jih imate z istim naborom ljudi. Z ustvarjanjem ponavljajočega se sestanka v Zoomu morate samo enkrat shraniti nastavitve in ga boste lahko uporabili vsakič, ko pokličete. Druga učinkovita točka v možnosti ponavljajočega se sestanka je, da lahko vedno znova uporabite isti URL. Zato vam udeležencem sestanka ni treba poslati novega URL-ja vsakič, ko je sestanek načrtovan.

Še en prijeten trik, ki je zapakiran znotraj možnosti ponavljajočega se sestanka, je „Brez fiksnega časa.“ To možnost lahko uporabite če se srečujete z istim naborom ljudi po rednem urniku, vendar ne hkrati, za vsakega srečanje. Z možnostjo »Brez fiksnega časa« lahko vedno znova uporabljate iste nastavitve in ID sestanka, ne da bi spremenili čas, za katerega se odločite za povezavo prek videokonference.

3. Preverite, kdo se je udeležil sestanka

To je koristna funkcija za videokonference, ki so obvezne narave - na primer univerzitetno predavanje ali obvezno delovno usposabljanje. Za prireditve videokonference kot take boste želeli preveriti podatke udeležencev in tistih, ki se jih niso. Zoom vam posreduje te informacije po zaključku sestanka.

Če želite najti ‘seznam udeležencev’, morate le odpreti razdelek Upravljanje računa Zoom> Poročilo. V razdelku Poročilo morate samo najti »Poročila o uporabi« in kliknite »Sestanek«, da izberete sestanek, za katerega želite najti informacije.

Ko najdete sestanek, izberite vrsto poročila in časovno obdobje, preden kliknete možnost ustvarjanja poročila.

Opomba: Seznam udeležencev je mogoče ustvariti le, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Biti morate gostitelj načrtovanega sestanka z vlogo skrbnika ali lastnika računa.
2. Poročila o uporabi morajo biti omogočena.

• Račun Zoom mora biti Pro ali API partner ali poslovni ali izobraževalni načrt.

4. Aplikacija Zoom vam omogoča zbiranje informacij od udeležencev

Če ste menili, da je seznam prisotnosti koristna funkcija, je možnost zbiranja informacij v aplikaciji Zoom funkcija, ki je še bolj imenitna. Povečava omogoča zbiranje informacij o udeležencih, preden se pridružijo sestanku.

Za zbiranje informacij morate omogočiti možnost Registracija, ki jo najdete na zavihku »Moji sestanki« v aplikaciji Zoom. Ko je funkcija omogočena, lahko nastavite obrazec, ki ga morajo udeleženci izpolniti, preden se pridružijo sestanku.

Aplikacija Zoom ima vgrajen privzeti obrazec, s katerim lahko označite potrditvena polja standardnih informacij, ki jih boste morda želeli zbrati, kot so ime, podružnica podjetja itd. Zoom pa vam omogoča tudi ustvarjanje polj po meri v registraciji na zavihku »Po meri Vprašanja. ’Na tem zavihku lahko ustvarite nova vprašanja in polja, ki jih želite dodati v registracijo oblika.

„Webinar“ je izraz za spletni seminar. Aplikacija Zoom je povsem sposobna izvesti spletne seminarje, ki omogočajo povezavo z obilico udeležencev. Za registracijo pa je bolje uporabiti obrazec na spletnem mestu dogodka ali uporabiti aplikacijo za upravljanje dogodkov. Da bi se tisti, ki so se prijavili na vaš dogodek, hkrati prijavili v Zoom, so priporočljive aplikacije za avtomatizacijo. Vnaprej izdelane aplikacije Zapierja omogočajo sinhronizacijo udeležencev z Zoomom, lahko pa to uporabite ali katero koli drugo aplikacijo za avtomatizacijo, da Zoom učinkovito uporabljate za svoje spletne seminarje.

Opomba: Za zbiranje informacij od udeležencev morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Morate biti gostitelj srečanja.
2. Imeti morate profesionalni račun.

• Sestanek ne more biti vaš „osebni ID sestanka“.

5. Iz klica Zoom ustvarite video

Druga pametna funkcija Zooma je možnost snemanja klica za videokonference kot videoposnetka. Ta funkcija je zelo koristna za skupno rabo sestanka s tistimi, ki so jo zamudili. Za pregled sestanka je ta funkcija najpomembnejša.

Aplikacija Zoom vam omogoča snemanje videoposnetka na lokalni pogon ali v oblaku. Opozoriti je treba, da je možnost shranjevanja v oblaku na voljo samo plačljivim uporabnikom. Prednost uporabe funkcije za shranjevanje v oblaku je možnost, da se sestanek takoj pretaka v spletnem brskalniku, takoj ko je snemanje pripravljeno. Kapaciteta shranjevanja v oblaku se razlikuje glede na različne račune / načrte.

Še en dejavnik, ki ga morate upoštevati pri snemanju video konferenc, je vnaprej optimizirati nastavitve. Ta preventivna pobuda vam omogoča, da izberete najboljšo kakovost, ki je primerna za vrsto video konference, ki jo vodite. Na primer: Pri videokonferencah vrste oddajanja, kjer se na zaslonih prikaže samo gostitelj, je zelo učinkovito snemati samo zvok in video gostitelja. Medtem ko na skupinskem sestanku tipa gostitelj in udeleženci medsebojno sodelujejo in si izmenjujejo informacije, boste morda želeli posneti vse. Zato je pred začetkom snemanja videokonference zelo priporočljivo nekaj minut preživeti v podoknu z nastavitvami in izbrati najboljši format za vaše potrebe.

Opomba: Če želite omogočiti snemanje videokonference, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Za snemanje videoposnetkov morate zagnati Zoom v sistemu Windows ali Linux ali macOS.

Če v videokonferencah ne vidite možnosti snemanja, preverite stran z nastavitvami ali naj jo skrbnik omogoči.

6. Naj opombe postanejo skupne

Možnost skupne rabe zaslona pri Zoomu omogoča gostitelju, da vsem udeležencem video klica prikaže vse, kar je na njegovem zaslonu. Orodje za opombe aplikacije Zoom omogoča udeležencem / udeležencem videokonference risanje in poudarjanje na skupnem zaslonu. To učinkovitost in ustvarjalnost tega orodja je treba pohvaliti. Če se pogovarjate o vizualnih materialih, kot so grafični modeli makete itd., Pomena orodja za opombe ni mogoče razložiti zgolj z besedami.

Če ste udeleženec klica in želite pripisati komentar na skupnem zaslonu drugega, lahko možnost »Opombi« najdete v razdelku »Ogled možnosti« na vrhu okna Povečava Ko kliknete možnost Annotate, se prikaže orodna vrstica z opombami, kot so 'risanje', 'besedilo', 'puščica' itd. Gumb za shranjevanje v orodni vrstici omogoča posnetek zaslona celotne slike z opombami. Če ste gostitelj, dobite tudi možnost, da onemogočite pripise za vse udeležence.

7. Videokonferenčni klici s sogostitelji

Ko gostite poklicni video klic / konferenco, lahko pride čas, ko mora srečanje voditi ali sodelovati pod nadzorom več gostiteljev. Obstajajo primeri, ko bi ekipa za odnose z javnostmi morda želela nadzorovati sestanek skupaj z govornikom ali temo webinar / video konferenca potrebujeta dve osebi, da razložita potrebno gradivo, ali pa morata dva voditelja v sodelovanju dati predstavitev. V takih okoliščinah vam Zoom omogoča, da izberete več oseb, ki bodo vodile video konferenco, namesto da bi med drugim izbirali enega gostitelja

Postopek uporabe možnosti sogostitelja se začne tako, da najprej odprete nastavitev Zoom Meeting in omogočite možnost »So-gostitelj.« Ko končate, morate počakati, da se .meeting začne in da gostiteljica pridruži se. Na začetku sestanka lahko osebo dodate tako, da kliknete tri pike, ki lebdijo nad videoposnetkom.

Alternativni način sogostitve je poiskati okno za udeležence in izbrati „Upravljanje udeležencev.“ Ko si ogledate seznam pomaknite miškin kazalec nad ime udeleženca, ki ga želite sogostiti, in kliknite »Več« ter izberite možnost »Naredi sogostnika«.

Opomba: Če želite omogočiti možnost Co-Host, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Potrebujete račun Pro ali Business ali API Partner ali Education.
2. Zoom morate zagnati na macOS, Windows, Android ali IOS (ne na Linusu ali spletu).

Če se možnost sogostnika ne prikaže, prosite skrbnika računa, da na zavihku Sestanki omogoči pravice sogostovanja.

8. Izkoristite sejno sobo za udeležence

Zoom ima zanimivo možnost, da udeležence pusti v video klic, še preden se gostitelj pojavi. Majhne skupine so naklonjene tej možnosti, saj jim omogoča majhne pogovore, preden se zdi, da gostitelj vodi sejo.

Vendar je včasih to skupnost vaših udeležencev v virtualni sobi mogoče pripisati a slab prikaz vaše blagovne znamke ali podobe podjetja zaradi interakcije se začne še preden gostitelj sploh prispe. Temu se je mogoče izogniti z ustvarjanjem virtualne čakalnice, ki zadrži udeležence na čakanju, dokler jim gostitelj ne omogočite, da se pridružijo sestanku hkrati ali posamezno.

Natančna možnost omogočanja virtualne čakalnice se razlikuje glede na vrsto računa. Ko pa omogočite to možnost, lahko prilagodite, kaj želite, da udeleženci vidijo, ko čakajo na začetek sestanka.

9. Dovolite tretji osebi ali vašemu pomočniku, da se sestane

Povečava omogoča izjemne video klice, vendar je več kot le aplikacija za video klic. Zaradi številnih funkcij in možnosti je Zoom močno orodje za komunikacijo v podjetjih. Zoom pogosto uporabljajo strokovnjaki in vodstveni delavci na visoki ravni za povezovanje z različnim osebjem prek videokonference.

Zato mora v podjetju ali podjetju s komunikacijskim orodjem pogosto ravnati asistent, PR-skupina ali tržno osebje. Zoom vam omogoča, da razpored sestanka prenesete na pomočnika ali na tretjo osebo, ki upravlja vaš koledar.

Če želite omogočiti pravice asistenta za razporejanje, se morate prijaviti v Povečava in v razdelku »Nastavitve sestankov« klikniti na »Drugi«. bo poleg Pomočnika za razporejanje našel znak plus, kliknite ga in vnesite e-poštni ID svojega pomočnika in postopek zaključite s klikom na Dodeli.

Ko dodate svojega pomočnika, se mora izbrano osebje odjaviti in znova prijaviti v svoj račun za povečavo, da funkcija začne delovati. Ko začne pomočnik za razporejanje veljati, vam lahko dodeljeno osebje razporeja sestanke. Sledite vnaprejšnji možnosti ali možnosti sestankov (na podlagi različice povečave) in na podlagi pozivov ustvarite nove sestanke.

Opomba: Če želite, da vaš pomočnik ali tretja oseba načrtuje sestanke za vas, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Tisti, ki so prejeli privilegije za razporejanje in primarni račun, ki je dodelil privilegije, morajo imeti licenco Pro ali Corp.
2. Za tiste, ki želijo izvajati spletne seminarje, imata načrtovalec in imetnik računa dovoljenje za Webinar.

10. Bistvene tipkovnice za učinkovito krmarjenje po aplikaciji Zoom

Za tiste, ki pogosto uporabljajo Zoom, vam bo učenje bližnjic na tipkovnici pomagalo do spretnega upravljanja video klicev. Bližnjice Zoom so razumne, funkcionalne in si jih je enostavno zapomniti.

Zavzemam se za »povabi«. Za uporabnike macOS »Cmd + I« skoči v okno za povabilo. Za uporabnike sistema Windows vas Alt + i pripelje do okna povabila. Ta bližnjica vam omogoča hiter začetek dejavnosti povečave, saj lahko v oknu za povabila zajemate povezave do sestanka ali pošiljate povabila po e-pošti.

M pomeni nem. Za uporabnike Maca, “Cmd + Ctrl + m” in za uporabnike sistema Windows, “Alt + m” omogoča utišanje vseh ostalih v klicu, ko ste gostitelj.

Zaslon za skupno rabo je priljubljena funkcija v Zoom-u in njena priljubljenost se ne izgubi pri Zoom-u, saj ima funkcija ekskluzivno bližnjico.

S pomeni delež. Za uporabnike Maca »Cmd + Shift + s« in za uporabnike sistema Windows »Alt + Shift + s« omogoča skupno rabo zaslona z udeleženci klica.

Te bližnjice vam omogočajo takojšnje spremembe, ko začnete uporabljati Zoom za en dan ali sredi video klica.

Kako se Zoom primerja s svojimi konkurenti? Kaj naredi Zoom edinstven?

Zoom je popolno orodje za videokonference, ki omogoča prefinjene video klice / konference in še veliko več. Najboljša podjetja ali tekmeci, ki ponujajo podobne storitve kot Zoom, so WebEx, Skype in LogMeIn. Čeprav tri podjetja ponujajo podobnih storitev je Zoom dal večji poudarek na video vidik njihovega izdelka, saj ponuja višjo hitrost sličic primerjalno.

Med tremi konkurenti je Skype splošno znan po svoji osebni uporabi in ni zelo priljubljen za korporativne dejavnosti v primerjavi z Zoomom in ostalimi. Čeprav sta vmesniška grafika in zasnova Skypea bolj všečna očem, pa ne ustreza različnim funkcijam in možnostim, ki temeljijo na drugih rešitvah za videokonference.

WebEx prevzema vodilno vlogo pri brezplačnem načrtu brez omejitev dolžine sestankov v primerjavi z omejevanjem povečave pri 40 minutah. Vendar je Zoom na vrhu dirke s svojo zmožnostjo skupne rabe zaslona tudi z gostiteljskim zvokom - funkcija, ki je značilna za Zoom.

Različne možnosti korporativnega komuniciranja in spletnega seminarja so pogosto plačljive ugodnosti. Cenovni razponi so si med drugim podobni. Zoom pa ponuja veliko prefinjenih možnosti, kot so konferenčne sobe in še več.

Zoom je profesionalna rešitev za video konference. Vendar je to kratka fraza in tudi veliko več. Ob prebiranju vseh nasvetov, trikov in funkcij Zooma si nismo mogli pomagati, da ne bi prišli do zaključka, da je Zoom celovita rešitev za virtualno komunikacijo.

Povečava omogoča video klice izjemne kakovosti in omogoča skupno rabo zaslona, ​​ustvarjanje komentarjev, snemati klice kot video, dodati pomočnike, ustvariti konferenčno sobo, zbirati podatke o registraciji in več. Možnosti, ki jih ponuja Zoom, vam omogočajo nešteto možnosti med video klicem, ki jih sicer ni bilo mogoče.

Možnosti, ki vam jih povezovalnik Zoom omogoča, da gostitelja dvignete učinkovitost virtualne konference na višjo raven. Z Zoomom je komunikacija bližja, bolj osebna in učinkovitejša; kljub oddaljenosti.

Z Zoomom se povežemo, delimo, sodelujmo in ustvarjajmo - presegamo meje.