Obsežen vodnik za razumevanje stroškov portala Board in učinkovite uporabe

Vsi prodajalci programske opreme za virtualne plošče imajo svoj pristop k strukturiranju rešitev, ki jih ponujajo. Razumevanje splošnih dejavnikov, ki vplivajo na končne stroške, je ključnega pomena za lažje odločanje v skladu z vašim proračunom in brez žrtvovanja časa.

Za raziskovanje a primerjava cen portala plošč podrobno si lahko ogledate naš članek o tej temi.

Pogostost plačil

Računi, ki jih morate plačati za dostop do programske opreme, so lahko različni: mesečno, četrtletno, dvakrat letno ali letno. Osredotočite se na rok uporabe in število plošč, s katerimi boste upravljali v programski opremi portala plošč, da ocenite rešitev, ki bi vam najbolj ustrezala. Pogostejša plačila bodo bolj verjetno dražja.

Pristopi oblikovanja stroškov

Končni so ponudniki programske opreme za upravljanje plošč, ki sprejmejo sisteme določanja cen na uporabnika in na funkcijo zaračunavanje glede na število članov upravnega portala, prostor za shranjevanje in instrumente podjetij strank zahtevati. V teh primerih je najbolje, da si predstavljate celotno konfiguracijo vaše plošče z vsemi skritimi procesi, da sprejmete pravilno odločitev.

Dodatki

Mnogi ponudniki rešitev za brezpapirna srečanja predlagajo razširitev funkcionalnosti programske opreme z dodatnimi orodji, kot je dodaten prostor za shranjevanje. Ta metoda analize vrednosti za denar zadevne programske opreme je optimalna, če imate veliko podjetje ali a neprofitna organizacija z različnim številom direktorjev in odborov, saj lahko končna cena presega uveljavljeno proračun.

Fiksne mesečne naročnine

Načrt s fiksnimi stroški je najbolj pregleden način, ki ga ponujajo ponudniki programske opreme za spletne sestanke upravnih odborov. Ta vrsta sistema oblikovanja cen vnaprej določa vključena orodja.

Za uspešno spletno izkušnjo upravljanja plošče – ​​neomejen prostor za shranjevanje in število uporabniških naročnin sta pametna izbira.

Skriti stroški v cenah portala desk

Če ponudnikovega cenovnega sistema ne razjasnite v fazi predstavitve njihovega izdelka, obstaja velika verjetnost, da boste naleteli na skrite stroške. To lahko zviša začetno ceno nad vaše proračunske omejitve in slabo vpliva na delovni proces odbora. Spodaj smo zapisali skrite bremenitve, ki so največkrat spregledane.

Dodatni uporabniki in prostor za shranjevanje 

Vsi upravni odbori med sestanki in sami delajo z velikimi količinami podatkov. Omejena zmogljivost shranjevanja lahko povzroči potrebo po dodatnih gigabajtih. To pa lahko povzroči presežek postavljenega proračuna.

• Vpogled. Svetujemo, da pri primerjavi cen programske opreme za upravljanje plošč ocenite največje zahteve glede prostora za shranjevanje vaše organizacije. Priporočamo tudi, da od ponudnikov zahtevate popolno transparentnost cen.

Napredne funkcije

Prednostni ponudnik programske opreme mora biti vnaprej in jasen glede orodij, ki vam jih bomo zaračunali, kljub stopnji zapletenosti. To vključuje izboljšane varnostne protokole, podporo po meri, administrativno svetovanje, upravljanje subjektov itd.

Nadgradnje in vzdrževanje programske opreme 

Vzdrževanje programske opreme za upravljanje plošče lahko povzroči dodatne stroške, če naročite namestitev na kraju samem. Skrbniki morda želijo, da jim ponudniki pomagajo namestiti njihovo rešitev, konfigurirati nastavitve ali kupiti in nato namestiti drugo opremo v prostorih organizacije.

Dodatno usposabljanje

Vsak član uprave, ki se pridruži po začetnem usposabljanju, bo verjetno potreboval navodila za uspešno uporabo tehnologije. Da bi se izognili dodatnim stroškom vsakega izobraževanja, je najbolje, da to vprašanje razjasnite pri ponudniku.

Kako izbrati sistem oblikovanja cen plošč, ki je pravi za vas?

Metoda izbire platforme z najbolj razumno ceno vključuje oceno naslednjih dejavnikov:

1. Število skrbnikov, članov odbora in vrsta odborov, ki bodo upravljali programsko opremo.
2. Viri in postopki dostopa do zaščite so tipični za vašo panogo.
3. Organizacija sestankov upravnega odbora vaše institucije in postopki upravljanja.
4. Proračun, ki ga lahko vaša organizacija porabi za programsko opremo.

Ko boste natančno razumeli potrebe vaše plošče, bo potrebno veliko manj truda, da naredite pravo izbiro med razpoložljive možnosti programske opreme in se o preostalih vprašanjih pogovorite s ponudniki, ki lahko najbolje ustrezajo vašim zahtevam.

Implementacija programske opreme portala plošč

Izbira varne rešitve, ki ustreza vašim zahtevam, je postopek v nekaj korakih. Razumeti je treba, da ta postopek ni omejen na primerjavo cen zadevnih možnosti. Če želite najti ustrezno programsko opremo, morate primerjati številne rešitve za spletne sestanke glede na funkcionalnost, ki bo olajšala delovni proces vaše organizacije.

Pri analizi je treba upoštevati dve glavni stopnji, vsaka pa ima nekaj podstopenj:

1. Izbira
2. Posvojitev

Izbor portala plošče

Bistveno je, da izberete optimalno možnost po spodnjem sistemu. Ti koraki so ključnega pomena za izgradnjo podlage za učinkovitejše upravljanje.

• Določitev raziskovalnih kriterijev
• Izvajanje raziskave
• Ožji izbor
• Primerjanje

Posvojitev

Ko je izbran najprimernejši portal za odbore, je čas za začetek prehoda na sistem za spletne sestanke.

• Usposabljanje
• Namestitev in uvajanje
• Prilagajanje
• Izvedba

Preden začnete z dejanskimi sejami, vas bo ekipa za podporo poučila, kako vse nastaviti.