Зашто су портали за одборе примарни алат за изградњу тимског рада и сарадње?

У овом тренутку, ниједан алат за сарадњу треће стране не може да парира јединственој понуди доброг и стабилног боард портал. Ово је постао тренд 21. века у већини великих и малих компанија. Није изненађујуће, јер је то најлакши начин за координацију кретања свих учесника у процесу управљања: од обичних руководилаца и администратора, до управног одбора.

Историја развоја сала за састанке

Интернет је брзо постао широко распрострањен касних 1990-их. Људи су куповали рачунаре, пријављивали се за ИСП-ове и излазили на интернет да би видели шта Ворлд Виде Веб нуди. Иако је технологија у то време била ограничена, директори који размишљају унапред разматрали су начине да искористе Интернет за аутоматизацију процеса састанка одбора. Прошло би још много миленијума пре него што виртуелна сала за састанке, и име и технологија, буду формално доступни на тржишту.

Напредак нових технологија, као и појава корпоративних скандала, подигли су потребу за ефикаснијом процедуром састанака одбора која је не само лака већ и усклађена. БоардВантаге је био један од првих провајдера услуга 2002. године. Заједно са другим фирмама које пружају сличне услуге, компанија је добила ризични капитал.

Међутим, индустрија електронских књига остаје ограничена. Био је доступан само вишим руководиоцима, а његова корисност била је ограничена на гледање папира са састанака на великим рачунарима. Нисте могли много тога да урадите.

Међутим, права промена у игри био је деби иПад-а 2010. Чланови одбора могу да користе ове преносиве таблете уместо тешких рачунара током седница одбора. По први пут, чланови одбора су били истински мобилни, што им је омогућавало да сарађују једни са другима са било ког места. Уз мулти-тоуцх функционалност, корисници су могли да пишу и цртају директно на иПад-у као да је папир, рушећи још више граница.

Ове карактеристике су отвориле врата за нове функције које су побољшале комуникацију чланова одбора. Коначно, технологија потребна за удаљене састанке одбора већ је била доступна, пошто су продавци брзо открили.

Зашто је портал одбора изузетан у том погледу?

Пандемија је успоставила овај тренд, али се наставила и ван карантина. Показао је довољно снаге да се сумира на овој листи.

Предност чак и током оснивања састанка 

Коришћење софтвера треће стране је дуготрајно и заморно. Прво скупите све датотеке у једну гомилу, ручно их организујете, отпремите на сервер и тек онда можете да их дистрибуирате пре састанка. Много је лакше користити софтвер за виртуелну плочу. Само превуците датотеку у постојећи шаблон. Можете:

• брзо ажурирање пакета докумената;
• једноставно изаберите одговарајућу опцију да бисте променили комплетан пакет најава;
• користите Портал одбора да аутоматизујете дневни ред приликом израде пакета докумената.

Ово смањује време утрошено на сортирање и сређивање датотека пакета. Такође можете поставити временско ограничење за сваку тачку дневног реда, што ће помоћи да састанак буде на правом путу. Што се тиче упозорења, они су такође присутни овде. Ово ослобађа административно особље одбора још једног дуготрајног посла.

Предности током самих састанака директно 

Кључна предност портала одбора је његова способност да креира онлајн састанак одбора. Као да је папир, можете одмах да водите белешке на страници било ког документа састанка. Поред тога, ове белешке могу бити личне или дељене, осигуравајући да ваше сесије буду живахне и ефикасне. Потпуно решење за састанке, неки портали одбора чак укључују опције за гласање и е-потписивање. На порталу одбора:

• присуство се прати аутоматски;
• записник са сваког састанка укључује информације о присуству, које се такође могу пратити кроз ревизорске извештаје;
• више нема потребе да ручно преузимате присуство током састанака, што поједностављује процедуру.

Пошто је време новац, требало би да максимално искористите време састанка.

Предности након завршетка састанка

Софтвер за управљање одбором такође укључује алате за управљање пројектима који помажу у процесу након састанка. Сигурни документи на плочи могу се чувати у библиотеци докумената. Ово гарантује да су све информације добијене од Одбора одмах доступне за ревизију. Ово такође подразумева да ће сви нови чланови одбора или извршни директори имати приступ историјским документима одбора.

Зашто су ове врсте заједничких апликација обавезне?

Апликације за сарадњу су изузетно корисне из много разлога. Сама идеја која стоји иза софтвера Боард портала је одлична, јер се ове врсте апликација једноставно комбинују у један згодан алат који има побољшану безбедност.

Говорећи о безбедности, напредни истраживачи нас уверавају да је ниво енкрипције у скоро свим популарним решења за састанке за састанке достижу ниво војног шифровања или врхунских финансијских институција попут централне банка. Као што можете очекивати, хакери немају шансе осим ако им не дате своју лозинку и начин да изврше двофакторску аутентификацију.

Ово је тренутно једина врста апликације која нуди комплетно решење за састанке без папира. Као што истраживачи кажу, то подиже ваше пословање на следећи ниво, омогућавајући вам да пробијете тај плафон раста у који вероватно наилазите у овом тренутку.