5 главних савета које треба да знате док бирате софтвер за виртуелну собу за састанке

Високотехнолошке иновације трансформишу како и где послујемо. Једна од најистакнутијих манифестација овог обрасца је сајт одбора директора. И јавна и приватна предузећа га користе за управљање капиталом и пословањем. Потребан вам је одговарајући софтвер за састанке одбора да бисте могли да водите виртуелни састанак успешно, ефикасно и безбедно. Ове платформе такође могу да убрзају процедуру за присуство стварним састанцима или онима који укључују и виртуелно и физичко присуство. У наставку ћемо детаљније погледати 5 најбољих савета које треба узети у обзир при избору софтвера за виртуелне плоче.

Шта је софтвер за састанке одбора?

Јединствена, сигурна алатка за сарадњу која се зове софтвер за састанке одбора (познат и као софтвер портала одбора) омогућава вам да планирате састанке одбора без папира од почетка до краја. Овај вишенаменски алат омогућава организовање састанака и стварање атмосфере која подстиче ефикасан тимски рад, комуникацију и интеракцију. Можете да делите дневни ред и друге важне документе преко портала одбора, да ажурирате документе тако да сви имају приступ најновијим информацијама и да додајете белешке и питања документима. Друге корисне функције и функције се такође могу пронаћи док користите софтвер за састанке одбора.

Успех коришћења овог софтвера објашњава зашто предузећа свих величина и сектора користе ове технологије. Ово заузврат подстиче понуду на тржишту, што се показује у сталној појави нових добављача софтвера за састанке.

5 савета за одабир софтвера за састанке

Требало би да пословно разумете свој крајњи циљ, да узмете у обзир величину ваше фирме и друге факторе када бирате апликацију за састанке и гледате поређење софтвера портала на плочи. Постоји 5 општих препорука које би вам могле помоћи при мудром избору.

1. Узмите у обзир своју веб локацију која је окренута јавности када доносите одлуку

Један од најважнијих фактора који људи узимају у обзир када бирају софтвер за састанке је корисничко искуство. Ово покрива положај дугмади за навигацију, логичан ток догађаја, могућност измене шаблона и још много тога. Ово је важно јер ваш посао треба да буде што је могуће интелигентнији са решењем за састанке без папира поред успешног.

2. Схватите озбиљно сајбер безбедност

Једно од најактуелнијих питања сајбер безбедности. Предузећа губе милионе долара као резултат напада и превара. Дакле, обратите пажњу на то да ли софтвер у сали за састанке нуди шифровање података. Тренутно је 128-битна енкрипција најчешће коришћени облик. Потпуна 256-битна енкрипција, упоредива са војним стандардом, могла би бити доступна од софистициранијих добављача.

Сазнајте где ће се чувати ваши подаци. Кључно је да буде на серверу, а не у облаку, где ће хакерима бити лакше. Не заборавите да обезбедите и своје СМС поруке. Увек дајте предност добављачима који редовно спроводе тестирање пенетрације и надограђују своје производе.

3. Одредите лакоћу приступа информацијама

Иако се може чинити очигледним, идеалан софтвер за састанке портала за одборе требало би да олакша вама и учесницима састанка да добијете информације које су вам потребне. Циљ употребе система без папира је да се замршени и неорганизовани процес папира замени једноставнијим, једноставнијим и уређенијим.

• Капацитет претраживања. Документи морају бити једноставни за тражење и навигацију члановима одбора. Поред тога, морају бити у могућности да то ураде на било ком уређају који желе. Пошто се све три ове платформе могу користити, најбољи системи за управљање плочама пружају верзије које су оптимизоване за десктоп, таблет и мобилне уређаје. Ако је софтвер који изаберете само заснован на радној површини, нећете моћи да постигнете свој циљ повећања посећености састанцима.

• Форматирање погодно за штампање. Увек ће постојати корисници који желе да одштампају копије, иако је стварање радног места без папира један од главних разлога зашто многе фирме користе портале за боард. Ово може бити због разних фактора, као што су лична погодност или нетолеранција на продужену употребу екрана. Уверите се да је формат плоче и пратећих радова погодан за штампање у овој специфичној ситуацији.

• Приступ ван мреже. Да ли људи могу да приступе садржају и онлајн и офлајн је другачији фактор који треба узети у обзир. Ако не, недостатак приступа Ви-Фи или 4Г може им отежати припрему за састанак.

4. Проверите ценовник у

Многи добављачи за састанке одбора на мрежи обично укључују скривене накнаде, што би вас могло изненадити. Ево неколико примера:

• Помоћ у обуци. Морате научити како да користите програм након што га купите. Важно је знати да ли ће ова обука бити бесплатна или ће бити потребан плаћени консултант. Бројни провајдери често организују вебинаре који покривају карактеристике њихових платформи. Међутим, често је потребна ова или она накнада.
• Подршка муштеријама. Сазнајте који стандард услуге да очекујете. Могла би бити доступна све време, али само у одређено време биће бесплатна помоћ, на пример.
• Капацитет складиштења. Ако радите са много података, овај аспект је веома важан. Често се додатни капацитет нуди по високој цени.

5. Утврдите да ли су видео конференције подржане

Способност посматрања ко активно учествује на састанку је од суштинског значаја за постизање законске обавезе да се брзо идентификују сви који учествују. Можете случајно изгубити корисника током конференцијског позива. Видео конференције у софтверу за управљање одборима су стога невероватно корисне за транспарентност.

Штавише, бити у могућности да се видите чини се интимнијим и најближе је физичком сусрету који можете имати. Мањи је проблем са људима који разговарају једни преко других јер можете лако да инсталирате метод подигнуте руке како бисте помогли председавајућем да пружи прилику свима који желе да коментаришу. Такође можете узети визуелне индикације да је неко спреман да говори.

Закључак

Коришћење софтвера портала на табли у пословању ће у великој мери поједноставити рад и учинити га разумљивијим за све. Због тога је толико важно да одговорно приступите избору софтвера који ће задовољити све ваше захтеве. Пратите наше савете и унапредите своје пословање помоћу софтвера за састанке.