Значај одабира праве собе за податке за вас

Руководиоци, чланови одбора и пословни лидери користе услуге виртуелне собе за податке за безбедно складиштење података и ефикасну сарадњу са трећим странама.

Али данас постоји на десетине провајдера виртуелних просторија за податке, тако да би могло бити изазовно изабрати правог добављача за вашу компанију. Ипак, прави избор је пресудан, јер може утицати на исход договора.

Водич у наставку ће вам помоћи са најбољим саветима и најважнијим корацима када тражите собу за податке.

Шта је виртуелна соба са подацима?

Виртуелна соба са подацима, такође позната као соба са електронским подацима, је безбедно онлајн складиште које се користи за складиштење и дистрибуцију дигиталних датотека и докумената.

Софтвер за собу са подацима на мрежи је посебно користан током следећих пословних трансакција и процеса:

• Спајања и аквизиције. Компанија која продаје и преузима може да користи ВДР као безбедно и контролисано окружење за посао. Његове карактеристике омогућавају брзо и једноставно отпремање и дељење поверљивих докумената дуе дилигенце, комуникацију о питањима М&А и убрзавање целокупне трансакције.
• прикупљање средстава. Стартапима и предузећима која имају за циљ прикупљање капитала потребна је виртуелна просторија са подацима за дељење докумената са инвеститорима и праћење њихових активности како би разумели ко је најангажованији и најзаинтересованији.
• ИПОс. Компаније које желе да постану јавне требају просторију са подацима да би обезбедиле више спољних страна као што су ревизори, осигуравачи и потенцијални инвеститори са сигурним и транспарентним приступом својим финансијским ИПО подаци.
• Комуникације одбора. Чланови одбора користе ВДР-ове за управљање и вођење састанака одбора и одбора, безбедну дељење материјала одбора, креирање и додељивање задатака и праћење учинка. Можете Сазнајте више о решењима просторија за податке за директоре одбора.

5 разлога да користите софтвер за собу са подацима

Осим безбедног складиштења и дељења поверљивих датотека, постоје и друге бројне предности коришћења виртуелне собе са подацима.

1. Смањени трошак. Виртуелне собе са подацима су много приступачније и исплативије у поређењу са собама са физичким подацима. Прво, не постоје трошкови путовања као што су карте или смештај. Друго, корисници не плаћају закуп и одржавање просторија за податке. Заједно, то може уштедети хиљаде долара годишње.
2. Ефикасна комуникација. Многи продавци просторија за податке нуде разне алате за сарадњу и комуникацију. На пример, ћаскања уживо, дискусије у нитима, коментари, обавештења, додељивање стручњака, одељци питања и одговора итд.
3. Бржи завршетак посла. ВДР-ови омогућавају корисницима да брзо отпремају, ажурирају и деле важне документе. Помаже да партнери, инвеститори и чланови тима буду у току. Заузврат, то олакшава доношење одлука и доводи до бржег закључивања посла.
4. Приступачност. Виртуелним просторијама са подацима може се приступити било када и било где. Штавише, стотине корисника могу истовремено да прегледају документе без ометања једни других у раду.
5. Еко-пријатељство. Виртуелне собе са подацима помажу да се избегне штампање и складиштење хиљада папирних докумената. Штавише, даљински приступ ВДР-у спречава кориснике да путују, што смањује емисије угљен-диоксида. Све то има позитиван утицај на животну средину.

Критеријуми најбољих провајдера виртуелних просторија за податке

Када тражите виртуелну собу са подацима, фокусирајте се на следеће карактеристике.

Критеријуми	Опис
1. Јака сигурност података	Изаберите провајдера који нуди: Приступите безбедносним функцијама попут двофакторске аутентификације, детаљних корисничких дозвола и ограничења ИП приступа. Сигурносне карактеристике докумената попут редакције, динамичких водених жигова и удаљеног дељења.
2. Напредне функције	Уверите се да соба са подацима има: Функције управљања документима као што су масовно отпремање датотека, превлачење и испуштање, аутоматско нумерисање индекса и лака претрага текста. Комуникационе карактеристике попут нити, ћаскања уживо, видео конференција, коментара и обавештења. Функције праћења активности корисника попут извештаја и ревизорских трагова.
3. Професионална корисничка подршка	Обратите пажњу ако продавац нуди: Подршка 24/7/365 да бисте могли да дођете до представника подршке кад год постоји потреба. Вишејезична подршка да бисте могли да комуницирате са стручњаком за подршку на језику који волите. Вишеканална подршка да бисте могли да контактирате тим за подршку на различите начине као што су телефон, ћаскање уживо или имејл.
4. Други критеријуми	Погледајте следеће: Бесплатна реклама да бесплатно тестирате платформу пре куповине било које услуге. Искуство у вашој индустрији да бисте били сигурни да платформа одговара вашим пословним циљевима. Тарифни планови да изаберете најприкладнију опцију цене према вашим потребама.

5 корака које треба предузети када бирате провајдера виртуелне собе за податке

Ево кратког упутства о томе шта треба да урадите да бисте изабрали добављача просторија за податке који је најпогоднији за ваш пројекат.

1. Идентификујте потребе. Дефинишите за шта вам је потребан ВДР, колико дуго ће пројекат трајати, колико корисника ће приступити просторији и колики капацитет складиштења треба да има соба за податке.
2. Поставите ограничења буџета. Дефинишите колико можете да приуштите да потрошите на собу за податке, јер цене почињу од 99 долара месечно и могу достићи хиљаде долара годишње.
3. Прочитајте рецензије. Сазнајте шта други корисници мисле о добављачима на сајтовима за преглед просторија за податке.
4. Упоредите виртуелне собе са подацима. Изаберите 2-3 добављача и упоредите их у смислу функционалности, искуства и цене.
5. Резервишите демо. Контактирајте провајдера како би вам продајни представник могао показати како функционише соба са подацима и које су опције цена за ваш пројекат.