Свеобухватан водич за разумевање трошкова и ефективне употребе портала

Сви добављачи софтвера за виртуелне плоче имају сопствени приступ структурирању решења која нуде. Разумевање општих фактора који утичу на коначну цену је кључно за олакшавање доношења одлука у складу са вашим буџетом и без жртвовања времена.

За истраживање а боард портал поређење цена детаљно, можете прегледати наш чланак о овој теми.

Учесталост плаћања

Рачуни које морате платити да бисте приступили софтверу могу доћи на различитој временској основи: месечно, квартално, два пута годишње или годишње. Концентришите се на рок коришћења и број плоча које ћете руковати у софтверу портала за плоче да бисте проценили решење које би најбоље функционисало за вас. Чешћа плаћања ће вероватно бити скупља.

Приступи формирању трошкова

Провајдери софтвера за управљање одборима који усвајају системе цена по кориснику и по особинама чине коначни наплаћују према броју чланова управног портала, складишта и инструмената компанија клијената захтевају. У овим случајевима, најбоље је замислити целу конфигурацију ваше плоче са свим скривеним процесима да бисте донели исправну одлуку.

Додаци

Многи добављачи решења за састанке без папира предлажу проширење функционалности софтвера додатним алатима, као што је додатни простор за складиштење. Овај метод анализе вредности за новац дотичног софтвера је оптималан ако имате велики бизнис или а непрофитна организација са различитим бројем директора и комисија, јер коначна цена може надмашити утврђену буџета.

Фиксне месечне претплате

План фиксних трошкова је најтранспарентнији начин на који добављачи софтвера за састанке одбора могу понудити. Овај тип система формирања цена одређује унапред укључене алате.

За плодно искуство управљања таблама на мрежи – неограничен простор за складиштење и претплате на количину корисника су паметан избор.

Скривене накнаде у ценама портала

Ако не разјасните систем цена добављача у фази упознавања са њиховим производом, постоји велика шанса да ћете наићи на скривене трошкове. Ово може повећати почетну цену изнад ограничења вашег буџета и лоше утицати на процес рада одбора. У наставку смо написали скривене оптужбе које се најчешће занемарују.

Додатни корисници и простор за складиштење 

Сви управни одбори раде са великим количинама података током састанака и сами. Ограничени капацитет складиштења може изазвати потребу за додатним гигабајтима. Ово, заузврат, може изазвати прекорачење утврђеног буџета.

• На видику. Саветујемо вам да процените максималне потребе ваше организације за складишним простором када упоредите цене софтвера за управљање одборима. Такође препоручујемо да од добављача затражите апсолутну транспарентност цена.

Напредне функције

Преферирани провајдер софтвера мора бити унапред и јасан у вези са алатима који ће вам бити наплаћени, упркос нивоу сложености. Ово укључује побољшане безбедносне протоколе, прилагођену подршку, саветовање о администрацији, управљање ентитетима итд.

Надоградња и одржавање софтвера 

Одржавање софтвера за управљање одбором може изазвати додатне трошкове ако наручите примену на лицу места. Администратори би можда желели да им провајдери помогну да инсталирају своје решење, конфигуришу подешавања или купе и затим инсталирају другу опрему у просторијама организације.

Додатна обука

Сваки члан одбора који се придружи након почетне обуке ће вероватно требати упутства о томе како да успешно користи технологију. Да бисте избегли додатне трошкове сваке едукативне сесије, најбоље је да ово питање разјасните са провајдером.

Како одабрати систем цена плоча који је прави за вас?

Метод избора платформе са најприхватљивијим ценама укључује процену следећих фактора:

1. Број администратора, чланова одбора и врста одбора који ће управљати софтвером.
2. Процедуре приступа ресурсима и заштити су типичне за вашу индустрију.
3. Организација састанака одбора ваше институције и процедуре управљања.
4. Буџет који ваша организација може да потроши на софтвер.

Једном када прецизно разумете потребе вашег одбора, биће потребно много мање труда да направите прави избор доступне софтверске опције и разговарајте о преосталим питањима са добављачима који најбоље могу да испуне ваше захтеве.

Имплементација софтвера за боард портал

Избор сигурног решења које одговара вашим захтевима је процес који има неколико корака. Мора се схватити да овај процес није ограничен на поређење цена дотичних опција. Да бисте пронашли одговарајући софтвер, морате упоредити бројна решења за састанке на мрежи према функционалности која ће олакшати радни процес ваше организације.

Постоје две главне фазе које треба узети у обзир приликом анализе, а свака има неколико подфаза:

1. Избор
2. Усвајање

Избор портала одбора

Неопходно је одабрати оптималну опцију пратећи систем испод. Ови кораци су од виталног значаја за изградњу основе за ефикасније управљање.

• Дефинисање критеријума истраживања
• Спровођење истраживања
• Ужи избор
• Поредећи

Усвајање

Када се одабере најпогоднији портал за одборе, време је да почнемо да прелазимо на систем за састанке на мрежи.

• обука
• Инсталација и имплементација
• Подешавање
• Имплементација

Пре него што почнете да одржавате стварне сесије, тим за подршку ће вас упутити како да све подесите.