Varför är styrelseportaler det primära verktyget för att bygga lagarbete och samarbete?

Vid det här laget kan inget samarbetsverktyg från tredje part matcha det enda erbjudandet om ett bra och stabilt styrelseportal. Detta har blivit en trend från 2000-talet i de flesta stora och små företag. Inte överraskande, eftersom det är det enklaste sättet att samordna rörelserna för alla deltagare i förvaltningsprocessen: från meniga chefer och administratörer till styrelsen.

Historien om styrelseutveckling

Internet blev snabbt utbredd i slutet av 1990-talet. Människor köpte datorer, registrerade sig för Internetleverantörer och gick online för att se vad World Wide Web hade att erbjuda. Även om tekniken var begränsad vid den tiden, funderade framåttänkande direktörer på sätt att använda Internet för att automatisera styrelsemötesprocessen. Många fler årtusenden skulle gå innan ett virtuellt styrelserum, både namnet och tekniken, formellt fanns tillgängligt på marknaden.

Framstegen med ny teknik, såväl som uppkomsten av företagsskandaler, har ökat behovet av ett mer effektivt styrelsemötesförfarande som inte bara är enkelt utan också kompatibelt. BoardVantage var en av de första tjänsteleverantörerna 2002. Tillsammans med andra företag som tillhandahåller jämförbara tjänster skaffade företaget riskkapital.

Elektroboksbranschen är dock fortfarande begränsad. Det var endast tillgängligt för ledande befattningshavare, och dess användbarhet begränsades till att titta på mötespapper på stora datorer. Det var inte mycket du kunde göra med det.

Den sanna spelförändringen var dock debuten av iPad 2010. Styrelseledamöter kan använda dessa bärbara surfplattor istället för tunga datorer under styrelsemöten. För första gången var styrelsemedlemmarna genuint mobila, vilket gjorde att de kunde samarbeta med varandra var som helst. Med multi-touch-funktionaliteten kunde användare skriva och rita direkt på iPad som om det vore papper, och bryta ner ännu fler gränser.

Dessa funktioner öppnade dörren för nya funktioner som förbättrade styrelsemedlemmarnas kommunikation. Slutligen var tekniken som krävs för styrelsemöten på distans redan tillgänglig, vilket leverantörer snabbt upptäckte.

Varför är styrelseportalen exceptionell i detta avseende?

Pandemin etablerade denna trend, men den fortsatte utanför karantänen. Det visade tillräckligt många styrkor för att sammanfattas i den här listan.

Fördel även under inrättandet av mötet 

Att använda programvara från tredje part är tidskrävande och tröttsamt. Först samlar du alla filer i en hög, organiserar dem manuellt, laddar upp dem till servern och först därefter kan du distribuera dem innan mötet. Det är mycket enklare att använda virtuella brädprogramvara. Du drar bara en fil till en befintlig mall. Du får:

• snabbt uppdatera dokumentpaketet;
• välj helt enkelt det relevanta alternativet för att ändra hela meddelandepaketet;
• använd Styrelseportalen för att automatisera agendan när du tar fram ett dokumentpaket.

Detta minskar tiden för att sortera och ordna paketfilerna. Du kan också fastställa en tidsbegränsning för varje punkt på dagordningen, vilket hjälper till att hålla mötet på rätt spår. När det gäller varningar finns de även här. Detta befriar styrelsens administrativa personal från ytterligare ett tidskrävande sysslor.

Fördelar under mötena själva direkt 

Den viktigaste fördelen med en styrelseportal är dess förmåga att skapa ett styrelsemöte online. Som om det vore papper kan du göra anteckningar direkt på sidan i vilket mötesdokument som helst. Dessutom kan dessa anteckningar vara personliga eller delade, vilket säkerställer att dina sessioner är livliga och effektiva. En komplett möteslösning, vissa styrelseportaler inkluderar till och med röstnings- och e-signeringsalternativ. I en styrelseportal:

• närvaro spåras automatiskt;
• varje mötes protokoll innehåller information om närvaro, som också kan spåras genom revisionsrapporter;
• det finns inte längre behov av att manuellt ta närvaro vid möten, vilket förenklar proceduren.

Eftersom tid är pengar bör du få ut det mesta av din mötestid.

Förmåner efter att mötet var över

En styrelsehanteringsprogramvara innehåller också projektledningsverktyg som hjälper till i processen efter mötet. Säkra styrelsedokument kan förvaras i dokumentbiblioteket. Detta garanterar att all information som erhålls från styrelsen är omedelbart tillgänglig för revision. Detta innebär också att eventuella nya styrelseledamöter eller VD: ar kommer att ha tillgång till historiska styrelsedokument.

Varför är dessa typer av samarbetsapplikationer obligatoriska?

Samarbetsappar är extremt användbara av många anledningar. Själva idén bakom Board-portalmjukvaran är fantastisk, eftersom dessa typer av applikationer helt enkelt kombineras till ett bekvämt verktyg som har förbättrat säkerheten.

På tal om säkerhet, avancerade forskare försäkrar oss att nivån av kryptering i nästan alla populära styrelselösningar når nivån av militär kryptering eller toppfinansiella institutioner som centralen Bank. Som du kan förvänta dig har hackare ingen chans om du inte ger dem ditt lösenord och ett sätt att utföra tvåfaktorsautentisering.

Detta är för närvarande den enda typen av applikation som erbjuder en komplett papperslös möteslösning. Som forskarna säger tar det ditt företag till nästa nivå, vilket gör att du kan bryta igenom det tillväxttak som du förmodligen snubblar in i vid det här laget.