5 huvudsakliga tips som du bör känna till när du väljer programvara för virtuell styrelserum

Högteknologiska innovationer förändrar hur och var vi gör affärer. En av de mest anmärkningsvärda manifestationerna av detta mönster är styrelsens webbplats. Både offentliga och privata företag använder det för kapital- och företagsledning. Du behöver lämplig programvara för styrelsemöten på plats för att kunna genomföra ett virtuellt möte framgångsrikt, effektivt och säkert. Dessa plattformar kan också påskynda proceduren för att delta i faktiska möten eller sådana som inkluderar både virtuell och fysisk närvaro. Nedan kommer vi att titta närmare på de 5 bästa tipsen att tänka på när du väljer programvara för virtuella kort.

Vad är programvara för styrelsemöten?

Ett enda, säkert och samarbetsverktyg som kallas styrelsemötesmjukvara (även känd som styrelseportalprogramvara) gör att du kan planera papperslösa styrelsemöten från början till slut. Detta mångsidiga verktyg gör det möjligt att organisera möten och skapa en atmosfär som främjar effektivt lagarbete, kommunikation och interaktion. Du kan dela agendor och andra viktiga papper via en styrelseportal, hålla dokument aktuella så att alla har tillgång till den senaste informationen och lägga till anteckningar och frågor till dokument. Andra fördelaktiga funktioner och funktioner kan också hittas när du använder programvara för styrelsemöten.

Framgången med att använda den här programvaran förklarar varför företag av alla storlekar och sektorer använder dessa teknologier. Detta uppmuntrar i sin tur marknadsutbudet, vilket visas i den pågående uppkomsten av nya leverantörer av styrelseprogramvara.

5 tips för att välja styrelseprogramvara

Du bör ha en affärsförståelse för ditt slutmål, överväga storleken på ditt företag och andra faktorer när du väljer en styrelseapp och tittar på Jämförelse av kortportalprogramvara. Det finns 5 allmänna rekommendationer som kan hjälpa dig att välja klokt.

1. Tänk på din offentliga webbplats när du fattar ett beslut

En av de viktigaste faktorerna som folk överväger när de väljer styrelseprogramvara är användarupplevelsen. Detta täcker positionen för navigeringsknapparna, ett logiskt flöde av händelser, möjligheten att ändra mallar och mer. Detta är viktigt eftersom ditt jobb ska vara så intelligent som möjligt med en papperslös möteslösning förutom att vara framgångsrik.

2. Ta cybersäkerhet på allvar

En av de mest aktuella frågorna inom cybersäkerhet. Företag förlorar miljontals dollar på grund av övergrepp och bedrägerier. Så var uppmärksam på om styrelseprogramvaran erbjuder datakryptering. För närvarande är 128-bitars kryptering den mest använda formen. Fullständig 256-bitars kryptering, jämförbar med den militära standarden, kan vara tillgänglig från mer sofistikerade leverantörer.

Ta reda på var dina uppgifter kommer att förvaras. Det är avgörande att det är på en server snarare än molnet, där hackare kan ha det lättare. Glöm inte att säkra dina SMS också. Ge alltid företräde till leverantörer som regelbundet kör penetrationstester och uppgraderar sina produkter.

3. Bestäm hur lätt det är att få tillgång till information

Även om det kan verka uppenbart, bör den idealiska styrelseportalens mötesprogram göra det enkelt för dig och mötesdeltagarna att få den information du behöver. Målet med att använda ett papperslöst system är att ersätta den invecklade och oorganiserade pappersprocessen med en mer strömlinjeformad, enkel och ordnad.

• Förmågan att söka. Dokument ska vara enkla att leta efter och navigera i för styrelseledamöter. Dessutom måste de kunna göra det på vilken enhet de vill. Eftersom alla dessa tre plattformar kan användas, tillhandahåller de bästa styrelsehanteringssystemen versioner som är optimerade för stationära datorer, surfplattor och mobiler. Om programvaran du väljer bara är skrivbordsbaserad kommer du inte att kunna nå ditt mål att öka mötesnärvaron.

• Formatering lämplig för utskrift. Det kommer alltid att finnas användare som vill skriva ut kopior, även om att skapa en papperslös arbetsplats är en av de främsta anledningarna till att många företag använder styrelseportaler. Detta kan bero på en mängd olika faktorer, såsom personlig bekvämlighet eller intolerans mot långvarig skärmanvändning. Se till att tavlabokens och medföljande uppsatsers formatering är lämplig för utskrift i denna specifika situation.

• Tillgänglighet offline. Huruvida människor kan komma åt innehållet både online och offline är en annan faktor att överväga. Om inte, om de inte har tillgång till Wi-Fi eller 4G kan det bli svårt för dem att förbereda sig för mötet.

4. Kolla prislistan i

Många leverantörer av styrelsemöten online inkluderar vanligtvis dolda avgifter, vilket kan komma som en överraskning för dig. Här är några exempel:

• Hjälp vid träning. Du måste lära dig hur du använder programmet efter att du köpt det. Det är viktigt att veta om denna utbildning kommer att vara gratis eller om en betald konsult kommer att krävas. Många leverantörer är ofta värd för webbseminarier som täcker funktionerna på deras plattformar. Den eller den andra avgiften krävs dock ofta.
• Kundsupport. Lär dig vilken servicestandard du ska förutse. Den kan vara tillgänglig hela tiden, men bara under bestämda tider kommer det till exempel att finnas gratis hjälp.
• Lagringskapacitet. Om du arbetar med mycket data är denna aspekt väldigt viktig. Ofta erbjuds extra kapacitet till ett högt pris.

5. Ta reda på om videokonferenser stöds

Förmågan att observera vilka som aktivt deltar i mötet är väsentligt för att uppnå den juridiska skyldigheten att snabbt identifiera alla som deltar. Du kan av misstag förlora en användare i ett konferenssamtal. Videokonferenser i styrelseprogramvara är därför oerhört fördelaktigt för transparensen.

Att kunna se varandra verkar dessutom mer intimt och är det närmaste till ett fysiskt möte man kan ha. Det är mindre problem med att folk pratar över varandra eftersom du enkelt kan installera en metod med upphöjd hand för att hjälpa ordföranden att erbjuda alla som vill ha en chans att kommentera. Du kan också ta de visuella indikationerna på att någon är redo att tala.

Slutsats

Att använda styrelseportalprogramvara i företag kommer att förenkla arbetet avsevärt och göra det mer begripligt för alla. Därför är det så viktigt att på ett ansvarsfullt sätt närma sig valet av programvara som uppfyller alla dina krav. Följ våra råd och utöka din verksamhet med styrelseprogramvara.