Kurul Portalları Ekip Çalışması ve İşbirliği Oluşturmada Neden Birincil Araçtır?

Bu noktada, hiçbir üçüncü taraf ortak çalışma aracı, iyi ve istikrarlı bir tek teklifle boy ölçüşemez. yönetim kurulu portalı. Bu, çoğu büyük şirkette ve küçük şirketlerde 21. yüzyıl trendi haline geldi. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, çünkü yönetim sürecindeki tüm katılımcıların hareketlerini koordine etmenin en kolay yolu: tabandan yöneticiler ve idarecilerden yönetim kuruluna.

Toplantı Odası Geliştirme Tarihi

İnternet 1990'ların sonlarında hızla yaygınlaşıyordu. İnsanlar bilgisayar satın alıyor, İSS'lere kaydoluyor ve World Wide Web'in neler sunabileceğini görmek için çevrimiçi oluyorlardı. O zamanlar teknoloji kısıtlı olsa da, ileri görüşlü yöneticiler, yönetim kurulu toplantı sürecini otomatikleştirmek için İnternet'i kullanmanın yollarını düşünüyorlardı. Hem adı hem de teknolojisi olan sanal bir toplantı odasının piyasada resmi olarak bulunmasından önce daha birçok bin yıl geçecekti.

Yeni teknolojilerin ilerlemesi ve kurumsal skandalların ortaya çıkması, sadece kolay değil aynı zamanda uyumlu olan daha verimli bir yönetim kurulu toplantısı prosedürüne olan ihtiyacı artırdı. BoardVantage, 2002 yılında ilk hizmet sağlayıcılardan biriydi. Şirket, karşılaştırılabilir hizmetler sunan diğer firmalarla birlikte risk sermayesi elde etti.

Ancak, elektronik kitap sektörü sınırlı bir sektör olmaya devam ediyor. Yalnızca üst düzey yöneticiler tarafından kullanılabiliyordu ve faydası, toplantı kağıtlarını büyük bilgisayarlarda görüntülemekle sınırlıydı. Bununla yapabileceğiniz pek bir şey yoktu.

Gerçek oyun değiştirici, yine de, 2010'da iPad'in ilk çıkışıydı. Yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulu oturumları sırasında ağır bilgisayarlar yerine bu taşınabilir tabletleri kullanabilir. İlk kez, yönetim kurulu üyeleri gerçekten mobildi ve birbirleriyle herhangi bir yerden işbirliği yapmalarına olanak tanıyordu. Çoklu dokunma işleviyle, kullanıcılar doğrudan iPad'de sanki bir kağıtmış gibi yazıp çizebilir ve daha da fazla sınırı ortadan kaldırabilir.

Bu özellikler, yönetim kurulu üyelerinin iletişimini iyileştiren yeni özelliklerin kapılarını açtı. Son olarak, satıcıların hızla keşfettiği gibi, uzaktan yönetim kurulu toplantıları için gereken teknoloji zaten mevcuttu.

Kurul Portalı Bu Konuda Neden İstisnai?

Pandemi bu eğilimi oluşturdu, ancak karantina dışında da devam etti. Bu listede özetlenecek kadar güçlü yönler gösterdi.

Toplantı Kurulumu Sırasında Bile Avantaj 

Üçüncü taraf yazılımları kullanmak zaman alıcı ve yorucudur. İlk olarak, tüm dosyaları tek bir kümede toplarsınız, manuel olarak düzenlersiniz, sunucuya yüklersiniz ve ancak o zaman toplantıdan önce dağıtabilirsiniz. Sanal tahta yazılımını kullanmak çok daha kolaydır. Bir dosyayı mevcut bir şablona sürüklemeniz yeterlidir. Yapabilirsin:

• belge paketini hızla güncelleyin;
• tüm duyuru paketini değiştirmek için ilgili seçeneği seçmeniz yeterlidir;
• bir belge paketi oluştururken gündemi otomatikleştirmek için Kurul Portalını kullanın.

Bu, paket dosyalarını sıralamak ve düzenlemek için harcanan zamanı azaltır. Ayrıca, toplantının yolunda gitmesine yardımcı olacak her gündem maddesi için bir zaman kısıtlaması belirleyebilirsiniz. Uyarılar açısından, burada da bulunurlar. Bu, yönetim kurulunun idari personelini başka bir zaman alıcı işten kurtarır.

Doğrudan Toplantılar Sırasında Sağlanan Faydalar 

Bir Yönetim Kurulu Portalının en önemli yararı, çevrimiçi bir yönetim kurulu toplantısı oluşturabilmesidir. Sanki bir kağıtmış gibi, herhangi bir toplantı belgesinin sayfasına anında not alabilirsiniz. Ek olarak, bu notlar kişisel olabilir veya paylaşılabilir, bu da oturumlarınızın canlı ve etkili olmasını sağlar. Eksiksiz bir toplantı çözümü olan bazı Kurul Portalları, oylama ve e-imzalama seçeneklerini bile içerir. Bir Kurul Portalında:

• katılım otomatik olarak izlenir;
• her toplantının tutanakları, denetim raporları aracılığıyla da izlenebilen katılım bilgilerini içerir;
• Artık toplantılar sırasında yoklamanın manuel olarak alınmasına gerek yoktur, bu da prosedürü basitleştirir.

Vakit nakit olduğu için, toplantı zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmelisiniz.

Toplantı Bittikten Sonraki Faydalar

Yönetim kurulu yönetim yazılımı, toplantı sonrası sürece yardımcı olan proje yönetimi araçlarını da içerir. Güvenli pano belgeleri, Belge Kitaplığı'nda tutulabilir. Bu, Kuruldan elde edilen herhangi bir bilginin denetimler için anında kullanılabilir olmasını garanti eder. Bu aynı zamanda herhangi bir yeni Kurul Üyesinin veya CEO'nun eski Kurul belgelerine erişebileceği anlamına gelir.

Bu Tür İşbirlikçi Uygulamalar Neden Zorunlu?

İşbirliği uygulamaları birçok nedenden dolayı son derece yararlıdır. Board portal yazılımının arkasındaki fikir harika çünkü bu tür uygulamalar, gelişmiş güvenliğe sahip tek bir kullanışlı araçta birleştirildi.

Güvenlikten bahsetmişken, ileri düzey araştırmacılar, popüler programların neredeyse tümünde şifreleme düzeyinin toplantı odası çözümleri, askeri şifreleme düzeyine veya merkezi gibi üst düzey finansal kurumlara ulaşır banka. Tahmin edebileceğiniz gibi, siz onlara şifrenizi ve iki faktörlü kimlik doğrulama gerçekleştirmenin bir yolunu vermediğiniz sürece bilgisayar korsanlarının hiç şansı yoktur.

Bu, şu anda eksiksiz bir kağıtsız toplantı çözümü sunan tek uygulama türüdür. Araştırmacıların dediği gibi, işinizi bir sonraki seviyeye taşıyor ve muhtemelen bu noktada tökezlemekte olduğunuz büyüme tavanını aşmanıza izin veriyor.