Sanal Toplantı Odası Yazılımını Seçerken Bilmeniz Gereken 5 Temel İpucu

Yüksek teknoloji yenilikleri, nasıl ve nerede iş yaptığımızı dönüştürüyor. Bu modelin en dikkate değer tezahürlerinden biri, yönetim kurulu sitesidir. Hem kamu hem de özel işletmeler bunu sermaye ve iş yönetimi için kullanır. Sanal bir toplantıyı başarılı, etkili ve güvenli bir şekilde yürütebilmek için uygun yönetim kurulu toplantısı yazılımına ihtiyacınız var. Bu platformlar ayrıca gerçek toplantılara veya hem sanal hem de fiziksel katılımı içeren toplantılara katılma prosedürünü hızlandırabilir. Aşağıda, sanal tahta yazılımı seçerken göz önünde bulundurulması gereken en önemli 5 ipucuna daha yakından bakacağız.

Yönetim Kurulu Toplantısı Yazılımı Nedir?

Yönetim kurulu toplantısı yazılımı (yönetim kurulu portalı yazılımı olarak da bilinir) adı verilen tek, güvenli ve işbirliğine dayalı bir araç, baştan sona kağıtsız yönetim kurulu toplantıları planlamanıza olanak tanır. Bu çok amaçlı araç, toplantıların düzenlenmesini ve etkili ekip çalışması, iletişim ve etkileşimi teşvik eden bir atmosfer yaratılmasını sağlar. Bir kurul portalı aracılığıyla gündemleri ve diğer önemli belgeleri paylaşabilir, herkesin en güncel bilgilere erişebilmesi için belgeleri güncel tutabilir ve belgelere notlar ve sorular ekleyebilirsiniz. Yönetim kurulu toplantısı yazılımı kullanılırken başka faydalı işlevler ve özellikler de bulunabilir.

Bu yazılımı kullanmanın başarısı, her ölçekteki ve sektördeki işletmenin neden bu teknolojileri kullandığını açıklıyor. Bu da, yeni toplantı odası yazılımı satıcılarının devam eden ortaya çıkışında gösterilen pazar arzını teşvik eder.

Toplantı Odası Yazılımını Seçmek İçin 5 İpucu

Nihai amacınız hakkında bir iş anlayışına sahip olmalısınız, bir toplantı odası uygulaması seçip görüntülerken firmanızın büyüklüğünü ve diğer faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. yönetim kurulu portalı yazılım karşılaştırması. Akıllıca seçim yapmanıza yardımcı olabilecek 5 genel öneri var.

1. Karar Verirken Halka Açık Web Sitenizi Düşünün

İnsanların yönetim kurulu yazılımı seçerken dikkate aldığı en önemli faktörlerden biri kullanıcı deneyimidir. Bu, gezinme düğmelerinin konumunu, mantıksal bir olay akışını, şablonları değiştirme kapasitesini ve daha fazlasını kapsar. Bu önemlidir, çünkü işiniz başarılı olmanın yanı sıra kağıtsız bir toplantı çözümüyle mümkün olduğunca akıllı olmalıdır.

2. Siber Güvenliği Ciddiye Alın

Siber güvenlik alanındaki en güncel konulardan biri. İşletmeler, saldırılar ve dolandırıcılık sonucunda milyonlarca dolar kaybediyor. Bu nedenle, toplantı odası yazılımının veri şifreleme sunup sunmadığına dikkat edin. Şu anda, 128 bit şifreleme en çok kullanılan biçimdir. Askeri standarda benzer tam 256 bit şifreleme, daha gelişmiş tedarikçilerden temin edilebilir.

Verilerinizin nerede tutulacağını öğrenin. Bilgisayar korsanlarının daha kolay zaman geçirebileceği bulut yerine bir sunucuda olması çok önemlidir. SMS mesajlarınızı da güvenli hale getirmeyi unutmayın. Her zaman önceliği düzenli olarak sızma testi yapan ve ürünlerini yükselten satıcılara verin.

3. Bilgi Erişim Kolaylığını Belirleyin

Açık gibi görünse de, ideal kurul portalı toplantı yazılımı sizin ve toplantı katılımcılarının ihtiyacınız olan bilgileri almasını kolaylaştırmalıdır. Kağıtsız bir sistem kullanmanın amacı, dolambaçlı ve dağınık kağıt sürecini daha akıcı, basit ve düzenli bir süreçle değiştirmektir.

• Arama kapasitesi. Belgeler, yönetim kurulu üyelerini aramak ve gezinmek için basit olmalıdır. Ek olarak, bunu istedikleri herhangi bir cihazda yapabilmeleri gerekir. Bu platformların üçü de kullanılabildiğinden, en iyi pano yönetim sistemleri masaüstü, tablet ve mobil cihazlar için optimize edilmiş sürümler sunar. Seçtiğiniz yazılım sadece masaüstü tabanlı ise, toplantı katılımını artırma hedefinize ulaşamazsınız.

• Yazdırmaya uygun biçimlendirme. Kağıtsız bir iş yeri oluşturmak birçok firmanın pano portallarını kullanmasının ana nedenlerinden biri olsa da, kopyaları yazdırmak isteyen kullanıcılar her zaman olacaktır. Bunun nedeni, kişisel rahatlık veya uzun süre ekran kullanımına tahammülsüzlük gibi çeşitli faktörler olabilir. Tahta defterinin ve beraberindeki kağıtların biçimlendirmesinin bu özel durumda yazdırmaya uygun olduğundan emin olun.

• Çevrimdışı erişilebilirlik. İnsanların içeriğe hem çevrimiçi hem de çevrimdışı olarak erişip erişemeyeceği, dikkate alınması gereken farklı bir faktördür. Değilse, Wi-Fi veya 4G erişiminin olmaması toplantıya hazırlanmalarını zorlaştırabilir.

4. Fiyat Listesini Kontrol Edin

Çoğu çevrimiçi yönetim kurulu toplantısı tedarikçisi, genellikle sizi şaşırtabilecek gizli ücretler içerir. İşte birkaç örnek:

• Eğitimde yardım. Programı satın aldıktan sonra nasıl kullanılacağını öğrenmelisiniz. Bu eğitimin ücretsiz olup olmayacağını veya ücretli bir danışmanın gerekip gerekmediğini bilmek önemlidir. Çok sayıda sağlayıcı genellikle platformlarının özelliklerini kapsayan web seminerleri düzenler. Ancak, şu veya bu ücret sıklıkla gereklidir.
• Müşteri desteği. Hangi hizmet standardını öngöreceğinizi öğrenin. Her zaman mevcut olabilir, ancak örneğin, yalnızca belirli saatlerde ücretsiz yardım olacaktır.
• Depolama kapasitesi. Çok fazla veriyle çalışıyorsanız, bu özellik çok önemlidir. Sıklıkla, ekstra kapasite yüksek bir fiyata sunulur.

5. Video Konferansın Desteklenip Desteklenmediğini Belirleyin

Toplantıya kimlerin aktif olarak katıldığının gözlemlenebilmesi, katılan herkesin hızlı bir şekilde tespit edilmesine yönelik yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi için gereklidir. Bir konferans görüşmesinde yanlışlıkla bir kullanıcıyı kaybedebilirsiniz. Pano yönetim yazılımındaki video konferans bu nedenle şeffaflık için inanılmaz derecede faydalıdır.

Dahası, birbirinizi görebilmek daha samimi görünüyor ve fiziksel bir karşılaşmaya en yakın şey. Başkanın yorum yapmak isteyen herkese yorum yapma şansı vermesine yardımcı olmak için bir el kaldırma yöntemini kolayca kurabileceğinizden, insanların birbirleriyle konuşmasıyla ilgili daha az sorun vardır. Birinin konuşmaya hazır olduğuna dair görsel işaretleri de alabilirsiniz.

Çözüm

İşletmelerde pano portalı yazılımı kullanmak, işi büyük ölçüde basitleştirecek ve herkes için daha anlaşılır hale getirecektir. Bu nedenle, tüm gereksinimlerinizi karşılayacak yazılım seçimine sorumlu bir şekilde yaklaşmak çok önemlidir. Tavsiyemize uyun ve yönetim kurulu yazılımıyla işinizi büyütün.