Sizin İçin Doğru Veri Odasını Seçmenin Önemi

Yöneticiler, yönetim kurulu üyeleri ve iş liderleri, güvenli veri depolama ve üçüncü taraflarla verimli işbirliği için sanal veri odası hizmetlerini kullanır.

Ancak bugün düzinelerce sanal veri odası sağlayıcısı var, bu nedenle şirketiniz için doğru satıcıyı seçmek zor olabilir. Yine de, bir anlaşmanın sonucunu etkileyebileceğinden doğru seçim çok önemlidir.

Aşağıdaki kılavuz, bir veri odası ararken en önemli ipuçları ve en önemli adımlar konusunda yardımcı olacaktır.

Sanal veri odası nedir?

Elektronik veri odası olarak da bilinen sanal veri odası, dijital dosyaların ve belgelerin saklanması ve dağıtılması için kullanılan güvenli bir çevrimiçi havuzdur.

Çevrimiçi veri odası yazılımı, özellikle aşağıdaki ticari işlemler ve süreçler sırasında yardımcı olur:

• Birleşme ve Devralmalar. Bir satış ve satın alma şirketi, bir VDR'yi güvenli ve kontrollü bir anlaşma ortamı olarak kullanabilir. Özellikleri, gizli durum tespiti belgelerinin hızlı ve kolay bir şekilde yüklenmesine ve paylaşılmasına, M&A soruları hakkında iletişim kurulmasına ve genel işlemin hızlandırılmasına olanak tanır.
  instagram viewer
• Bağış. Sermaye artırmayı amaçlayan girişimler ve işletmeler, yatırımcılarla belge paylaşmak ve kimin en ilgili ve ilgili olduğunu anlamak için faaliyetlerini izlemek için sanal bir veri odasına ihtiyaç duyar.
• halka arzlar. Halka açılmak isteyen şirketler, aşağıdakiler gibi birden fazla harici taraf sağlamak için bir veri odasına ihtiyaç duyar: finansal bilgilerine güvenli ve şeffaf erişime sahip olan denetçiler, sigortacılar ve potansiyel yatırımcılar halka arz verileri.
• Yönetim kurulu iletişimi. Yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulu ve komite toplantılarını yönetmek ve yürütmek, yönetim kurulu materyallerini güvenli bir şekilde paylaşmak, görev oluşturmak ve atamak ve performansı izlemek için VDR'leri kullanır. Yapabilirsiniz daha fazla bilgi edin yönetim kurulu yöneticileri için veri odası çözümleri hakkında.

Veri odası yazılımını kullanmak için 5 neden

Gizli dosyaların güvenli bir şekilde saklanması ve paylaşılmasının yanı sıra, sanal bir veri odası kullanmanın sayısız başka faydaları da vardır.

1. Düşük maliyet. Sanal veri odaları, fiziksel veri odalarına göre çok daha ekonomik ve ekonomiktir. İlk olarak, bilet veya konaklama gibi seyahatle ilgili masraflar yoktur. İkincisi, kullanıcılar veri odası kirası ve bakımı için ödeme yapmaz. Birlikte, yılda binlerce dolar tasarruf edebilir.
2. verimli iletişim. Birçok veri odası satıcısı, çeşitli işbirliği ve iletişim araçları sunar. Örneğin, canlı sohbetler, konu tartışmaları, yorumlar, bildirimler, uzman ataması, Soru-Cevap bölümleri vb.
3. Daha hızlı anlaşma tamamlama. VDR'ler, kullanıcıların önemli belgeleri hızla yüklemesine, güncellemesine ve paylaşmasına olanak tanır. Ortakları, yatırımcıları ve ekip üyelerini güncel tutmaya yardımcı olur. Buna karşılık, karar vermeyi kolaylaştırır ve anlaşmaların daha hızlı sonuçlanmasına yol açar.
4. Ulaşılabilirlik. Sanal veri odalarına her zaman ve her yerden erişilebilir. Üstelik yüzlerce kullanıcı birbirinin işine karışmadan belgeleri aynı anda görüntüleyebilir.
5. çevre dostu. Sanal veri odaları, binlerce kağıt belgenin yazdırılmasını ve saklanmasını önlemeye yardımcı olur. Ayrıca, bir VDR'ye uzaktan erişim, kullanıcıların seyahat etmesini önleyerek karbondioksit emisyonlarını azaltır. Her şeyin çevre üzerinde olumlu bir etkisi vardır.

En iyi sanal veri odası sağlayıcılarının kriterleri

Bir sanal veri odası ararken aşağıdaki özelliklere odaklanın.

kriterler	Tanım
1. Güçlü veri güvenliği	Aşağıdakileri sunan bir sağlayıcı seçin: Güvenlik özelliklerine erişin iki faktörlü kimlik doğrulama, ayrıntılı kullanıcı izinleri ve IP erişim kısıtlamaları gibi. Belge güvenlik özellikleri redaksiyon, dinamik filigranlar ve uzaktan parçalama gibi.
2. Gelişmiş özellikler	Bir veri odasının şunlara sahip olduğundan emin olun: Belge yönetimi özellikleri toplu dosya yükleme, sürükle-bırak, otomatik dizin numaralandırma ve kolay metin arama gibi. İletişim özellikleri ileti dizileri, canlı sohbetler, video konferans, yorumlar ve bildirimler gibi. Kullanıcı etkinliği izleme özellikleri raporlar ve denetim izleri gibi.
3. Profesyonel müşteri desteği	Bir satıcı şunları sunuyorsa dikkat edin: 7/24/365 destek ihtiyaç olduğu her an bir destek temsilcisine ulaşabilmek. çok dilli destek bir destek uzmanıyla tercih ettiğiniz bir dilde iletişim kurabilmek için. çok kanallı destek telefon, canlı sohbet veya e-posta gibi çeşitli yollarla bir destek ekibiyle iletişim kurabilmek.
4. Diğer kriterler	Aşağıdakilere göz atın: Ücretsiz deneme herhangi bir hizmet satın almadan önce platformu ücretsiz olarak test etmek için. Sektörünüzdeki deneyim bir platformun iş amaçlarınıza uygun olduğundan emin olmak için. tarife planları ihtiyaçlarınıza göre en uygun fiyatlandırma seçeneğini seçmek.

Sanal veri odası sağlayıcısı seçerken atılması gereken 5 adım

Burada, projenize en uygun veri odası sağlayıcısını seçmek için ne yapmanız gerektiğine dair kısa bir talimat verilmiştir.

1. İhtiyaçları tanımlayın. Bir VDR'ye ne için ihtiyaç duyduğunuzu, bir projenin ne kadar süreceğini, bir odaya kaç kullanıcının erişeceğini ve bir veri odasının ne kadar depolama kapasitesine sahip olması gerektiğini tanımlayın.
2. Bütçe limitleri belirleyin. Ayda 99 dolardan başlayan ve yılda binlerce dolara ulaşabilen fiyatlar sayesinde, bir veri odası için ne kadar harcama yapabileceğinizi belirleyin.
3. değerlendirmeleri okuyun. Veri odası inceleme sitelerinde diğer kullanıcıların sağlayıcılar hakkında ne düşündüğünü öğrenin.
4. Sanal veri odalarını karşılaştırın. 2-3 satıcı seçin ve bunları işlevsellik, deneyim ve maliyet açısından karşılaştırın.
5. Demo rezervasyonu yapın. Bir satış temsilcisinin size bir veri odasının nasıl çalıştığını ve projeniz için fiyatlandırma seçeneklerinin neler olduğunu göstermesi için bir sağlayıcıyla iletişime geçin.