Video konferansında profesyonel olmak için en iyi 10 Yakınlaştırma İpuçları, Püf Noktaları ve Özellikleri

Video konferans, modern zamanlarda en çok tercih edilen iletişim aracı haline geliyor. İster e-posta isterse sesli arama olsun, bu iletişim tarzlarında çok fazla ifade ve niyet kaybolur. Bu nedenle, büyük önem taşıyan işler için sık sık yüz yüze görüşmeler istenir.

Bununla birlikte, yüz yüze bir görüşme, sadece istenen tarafları aynı odaya getirmek için çok fazla kaynağa, zamana ve enerjiye mal olur. Tüm süreç, modası geçmiş gelenek ve verimsizlik kokuyor. Video konferans, pahalı yüz yüze toplantılar / konferanslar için etkili bir alternatif olarak ortaya çıktı.

Video konferans, tıpkı cep telefonlarının ve telefonların nasıl hale geldiği gibi, hayatımıza tamamen entegre olacak bir teknolojidir. Video konferans, kullanıcının mesafeyi görmezden gelmesine ve katılımcıların / arayanların yanında olduğunuzu hissetmesine olanak tanır. Verip almamızı sağlar; Arayanların her biri farklı bir ülkeden olsa bile gerçek zamanlı olarak açıklama ve talimat verin.

Zoom Uygulaması, kullanıcıya olağanüstü bir video konferans deneyimi ve çok daha fazlasını sunan heyecan verici ve profesyonel bir video konferans çözümüdür. Zoom uygulaması, kullanıcının ekranınızı aramaya bağlı olanlarla paylaşmasına olanak tanır. Toplantının kontrolünü başka bir kişiye devretmenize ve hatta aramayı video olarak kaydetmenize olanak tanır.

Zoom uygulamasının video konferans çözümü, gelişmiş menüsünde gizlenmiş birçok kullanışlı ve işlevsel seçeneğe sahiptir. Aşağıdaki liste, bu heyecan verici iletişim uygulamasının muazzam potansiyelini ortaya çıkarmak için özellikler, ipuçları ve püf noktaları hakkında bilgi edinmenizi sağlar. Uygulamayı daha verimli kullanmanıza olanak tanıyan harika seçenekleri derinlemesine inceleyelim - sizi video konferansında bir profesyonel haline getirelim.

1. Otomatik Toplantı Planlayıcı

Zoom uygulaması, toplantınızı planlamak için bir asistan edinme endişesinden sizi kurtarır. Toplantı planlayıcı uygulamanızı, bir kullanıcı her randevu ayarladığında yeni bir Yakınlaştırma toplantısı oluşturan Zoom'a doğrudan bağlayabilirsiniz. Ayrıca Zoom'a bağlı kişisel takvime tarihleri ​​ve saatleri ekler. Bu şekilde, toplantılarınız tamamen otomatik ve verimli, insan hatasından uzaktır.

Yukarıdakine bir adım ekleyerek ekip toplantılarını otomatikleştirebilir, Zoom'un toplantı bağlantısını Slack veya benzeri bir ekip sohbeti uygulamasıyla paylaşmasına izin verebilirsiniz.

2. Kaydedilmiş ayarlar ve tek bir URL aracılığıyla yinelenen toplantıları kolayca oluşturun

Yinelenen toplantılar, haftalık ve aylık kontroller veya aynı kişi grubuyla yaptığınız diğer düzenli planlanmış görüşmeler olabilir. Zoom'da yinelenen bir toplantı oluşturarak, ayarları bir kez kaydetmeniz yeterlidir ve her aradığınızda bunu kullanabileceksiniz. Yinelenen toplantı seçeneğindeki bir başka etkili nokta, aynı URL'yi tekrar tekrar kullanabilmenizdir. Bu nedenle, her toplantı planlandığında toplantı katılımcılarına yeni bir URL göndermeniz gerekmez.

Yinelenen toplantı seçeneğinde yer alan bir başka şık numara da "Sabit Süre Yok". Bu seçeneği kullanabilirsiniz. aynı insan grubuyla düzenli bir programda buluşuyorsanız, ancak aynı anda değil, toplantı. 'Sabit Süre Yok' ile aynı ayarları ve toplantı kimliğini defalarca kullanabilir, video konferans yoluyla bağlanmaya karar verdiğiniz zamanlar için hiçbir şeyi değiştiremezsiniz.

3. Toplantıya kimlerin katıldığını kontrol edin

Bu, doğası gereği zorunlu olan video konferanslar için yararlı bir özelliktir - Üniversite dersi veya zorunlu iş eğitimi gibi. Bu tür video konferans etkinlikleri için, katılanların ve katılmayanların bilgilerini kontrol etmek isteyeceksiniz. Zoom, toplantı bittikten sonra size bu bilgileri sağlar.

"Katılımcı listesini" bulmak için tek yapmanız gereken Yakınlaştırma Hesap Yönetimi> Rapor bölümüne gitmek. Rapor bölümünde, bilgilerini bulmak istediğiniz toplantıyı seçmek için "Kullanım Raporları" nı bulmanız ve "Toplantı" yı tıklamanız yeterlidir.

Toplantınızı bulduğunuzda, rapor oluştur seçeneğini tıklamadan önce rapor türünü ve tarih aralığını seçin.

Not: Katılımcı listesi yalnızca aşağıdaki koşullar karşılanırsa oluşturulabilir:

1. Hesap yöneticisi veya sahibi rolüyle planlanan toplantının sahibi olmalısınız.
2. Kullanım raporlarının etkinleştirilmesi gerekiyor.

• Zoom hesabının Pro veya API İş Ortağı veya İşletme veya Eğitim planı olması gerekir.

4. Zoom Uygulaması, katılımcılardan bilgi toplamanızı sağlar

Katılım sayfasının yararlı bir özellik olduğunu düşündüyseniz, Zoom uygulamasının bilgi toplama seçeneği daha da mükemmel bir özelliktir. Yakınlaştırma, toplantıya katılmadan önce katılımcılar hakkında kendilerinden bilgi toplamanızı sağlar.

Bilgi toplamak için, Zoom uygulamasının "Toplantılarım" sekmesi altında bulunan Kayıt seçeneğini etkinleştirmeniz gerekir. Özellik etkinleştirildikten sonra, katılımcıların toplantıya katılmadan önce doldurmaları gereken formu ayarlayabilirsiniz.

Zoom uygulaması, isim, şirket bağlantısı vb. Gibi toplamak isteyebileceğiniz standart bilgilerin onay kutularını işaretlemenizi sağlayan yerleşik bir varsayılan formla birlikte gelir. Bununla birlikte, Yakınlaştırma, kayıtta "Özel" sekmesi üzerindeki özel alanlarınızı oluşturmanıza da olanak tanır. Sorular. ’Bu sekmede, kayda eklemek istediğiniz yeni sorular ve alanlar oluşturabilirsiniz. form.

"Web semineri", web tabanlı seminer için bir terimdir. Zoom uygulaması, çok sayıda katılımcı ile bağlantı kurmanıza izin veren web seminerleri yürütebilir. Ancak kayıt için etkinlik web sitesinde bir form kullanmak veya bir etkinlik yönetimi uygulaması kullanmak daha iyidir. Etkinliğinize kaydolanların aynı anda Zoom'a kaydolmasını sağlamak için otomasyon uygulamaları önerilir. Zapier’in önceden oluşturulmuş uygulamaları, katılımcıları Zoom ile senkronize etmenize olanak tanır, bunu kullanabilir veya Zoom'u Web seminerleriniz için verimli bir şekilde kullanmak için başka bir otomasyon uygulamasını kullanabilirsiniz.

Not: Katılımcılardan bilgi toplamak için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

1. Toplantının sahibi siz olmalısınız.
2. Pro hesabınız olmalıdır.

• Toplantı, "Kişisel Toplantı Kimliğiniz" olamaz.

5. Zoom aramasından video yapın

Zoom'daki bir başka akıllı özellik, video konferans aramanızı video olarak kaydetme yeteneğidir. Bu özellik, toplantıyı kaçıranlarla paylaşmak için oldukça kullanışlıdır. Toplantıyı gözden geçirmek için bu özellik çok önemlidir.

Zoom uygulaması, videoyu yerel sürücüye veya Buluta kaydetmenize olanak tanır. Bulut depolama seçeneğinin yalnızca ücretli kullanıcılar için geçerli olduğu unutulmamalıdır. Bulut depolama özelliğini kullanmanın bir avantajı, kayıt hazır olur olmaz toplantıyı bir web tarayıcısında anında yayınlayabilmektir. Bulut depolama kapasitesi, farklı hesaplara / planlara göre değişir.

Konferans video kaydı için akılda tutulması gereken bir diğer faktör, ayarları önceden optimize etmektir. Bu önleyici girişim, yürütmekte olduğunuz video konferans türüne uygun en iyi kaliteyi seçmenizi sağlar. Örneğin: Yalnızca toplantı sahibinin ekranlarda göründüğü yayın tipi bir video konferans için, yalnızca toplantı sahibinin sesini ve videosunu kaydetmek çok daha verimlidir. Oysa, toplantı sahibinin ve katılımcıların birbirleriyle etkileşime girdiği ve bilgi alışverişinde bulunduğu işbirliğine dayalı bir toplantıda, herkesi kaydetmek isteyebilirsiniz. Bu nedenle, video konferans kaydını başlatmadan önce, gereksinimlerinize en uygun formatı seçerek ayarlar bölmesinde birkaç dakika geçirmeniz şiddetle tavsiye edilir.

Not: Video konferans kaydını etkinleştirmek için aşağıdaki koşullar karşılanmalıdır:

1. Videoları kaydetmek için Windows veya Linux veya macOS'ta Zoom'u çalıştırmanız gerekir.

Video konferanslarınızda kayıt seçeneğini göremiyorsanız, ayar sayfanızı kontrol edin veya yöneticinin etkinleştirmesini sağlayın.

6. Ek açıklamaların işbirliğine dayalı olmasına izin verin

Yakınlaştırmanın Ekran Paylaşımı seçeneği, toplantı sahibinin ekranındaki her şeyi video görüşmesindeki tüm katılımcılara göstermesine olanak tanır. Zoom uygulamasının açıklama aracı, video konferans katılımcılarının / katılımcılarının paylaşılan ekranda çizim yapmasını ve vurgulamasını sağlar. Bu aracın bu verimliliği ve yaratıcılığı takdir edilmelidir. Mock-up grafik tasarım vb. Görsel materyallerden bahsediyorsanız, açıklama aracının önemi sadece kelimelerle açıklanamaz.

Aramanın bir katılımcısıysanız ve başka birinin paylaşılan ekranında açıklama yapmanız gerekiyorsa, Açıklama Ekle seçeneğini Yakınlaştır penceresinin üst kısmındaki "Görünüm Seçeneği" nden bulabilirsiniz. Açıklama Ekle seçeneğini tıkladığınızda, "çizim", "metin", "ok" vb. Gibi açıklama seçenekleri içeren bir araç çubuğu. Araç çubuğundaki kaydet düğmesi, ek açıklamalarla birlikte tam görüntünün ekran görüntüsünü almanıza olanak tanır. Toplantı sahibi sizseniz, tüm katılımcılar için ek açıklamaları devre dışı bırakma seçeneğine de sahip olursunuz.

7. Video konferans görüşmelerini ortak barındırın

Profesyonel bir video görüşmesi / konferansa ev sahipliği yaptığınızda, toplantının birden fazla toplantı sahibi tarafından yönetilmesi veya işbirliği içinde kontrol edilmesi gereken bir zaman gelebilir. Halkla ilişkiler ekibinin toplantıyı konuşmacı veya konuyla birlikte kontrol etmek isteyebileceği durumlar olabilir. web semineri / Video konferans gerekli materyali açıklamak için iki kişiye ihtiyaç duyar veya iki yöneticinin işbirliği içinde bir sunum. Bu gibi durumlarda, Zoom, diğerleri arasından bir toplantı sahibi seçme sürecinden geçmek yerine, video konferansı yönetecek birden fazla kişiyi seçmenize olanak tanır

Ortak barındırma seçeneğini kullanma prosedürü, önce Yakınlaştırma Toplantısı ayarına gidip "Ortak Barındırma seçeneği". Bu yapıldıktan sonra, .toplantının başlamasını ve yardımcı ev sahibinin katılmak. Toplantının başlangıcında, videonun üzerine gelen üç noktaya tıklayarak kişiyi ekleyebilirsiniz.

Ortak ev sahipliği yapmanın alternatif yöntemi, Katılımcı penceresini bulmak ve "Katılımcıları yönet" i seçmektir. katılımcılar, fareyle birlikte ev sahipliği yapmak istediğiniz katılımcı adının üzerine gelin ve "Daha Fazla" yı tıklayın ve "Ortak Toplantı Yap seçeneğini belirleyin".

Not: Ortak Barındırma seçeneğini etkinleştirmek için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

1. Bir Pro veya Business veya API İş Ortağı veya Eğitim hesabına ihtiyacınız var.
2. Zoom'u macOS, Windows, Android veya IOS'ta çalıştırmanız gerekir (Linus veya Web'de değil).

Ortak Toplantı Sahibi seçeneğinin görünmemesi durumunda, Hesap Yöneticinizden Toplantılar sekmesinde birlikte barındırma ayrıcalıklarını etkinleştirmesini isteyin.

8. Katılımcılar için uygun toplantı odası

Yakınlaştırma, katılımcıların toplantı sahibi görünmeden önce bile video görüşmesine girmesine izin veren ilginç bir seçeneğe sahiptir. Küçük grupların, ev sahibi toplantıyı yönetmiş görünmeden önce küçük görüşmeler yapmalarına izin verdiği için bu seçeneğe düşkünlükleri vardır.

Ancak, bazı durumlarda, katılımcılarınızın sanal bir odadaki bu cemaati bir Markanızın veya kurumsal imajınızın etkileşim nedeniyle zayıf gösterilmesi, ev sahibinden önce bile başlar geldiğinde. Bu, katılımcıları siz, ev sahibi, aynı anda veya tek tek toplantıya katılmalarına izin verene kadar beklemede tutan sanal bir bekleme odası oluşturularak önlenebilir.

Sanal bekleme odasını etkinleştirmenin tam seçeneği hesap türünüze göre değişir. Ancak, seçeneği etkinleştirdikten sonra, katılımcıların toplantının başlamasını beklerken görmelerini istediğinizi özelleştirebilirsiniz.

9. Üçüncü bir tarafın veya yardımcınızın toplantınızı planlamasına izin verin

Zoom, olağanüstü video görüşmeleri yapmanıza olanak tanır, ancak bir video görüşmesi için bir uygulamadan daha fazlasıdır. Çok sayıda özellik ve seçenek, Zoom'u güçlü bir kurumsal iletişim aracı haline getirir. Yakınlaştırma genellikle profesyoneller ve üst düzey yöneticiler tarafından çeşitli personelle video konferans üzerinden bağlantı kurmak için kullanılır.

Bu nedenle, bir şirket veya iş ortamında, iletişim aracının genellikle bir asistan veya PR ekibi veya pazarlama personeli tarafından kullanılması gerekir. Yakınlaştırma, toplantının planlamasını yardımcınıza veya takviminizi yöneten üçüncü bir tarafa devretmenize olanak tanır.

Planlama asistanı ayrıcalıklarını etkinleştirmek için Zoom'da oturum açmanız ve "Toplantı Ayarları" altında "Diğerleri" seçeneğine tıklamanız gerekir. Zamanlama Asistanının yanında bir artı işareti bulacak, üzerine tıklayıp asistanınızın e-posta kimliğini yazacak ve Atamak.

Asistanınızı ekledikten sonra, seçilen personelin özelliğin çalışmaya başlaması için Zoom hesabında oturumu kapatması ve tekrar oturum açması gerekir. Zamanlama Asistanı devreye girdikten sonra, atanan personel sizin için toplantıları planlayabilir. Gelişmiş Seçeneği veya Toplantı Seçeneğini (Yakınlaştırmanızın sürümüne bağlı olarak) izleyin ve istemlere göre yeni toplantılar oluşturun.

Not: Asistanınızın veya üçüncü bir tarafın sizin için toplantı planlamasına izin vermek için aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:

1. Planlama ayrıcalıklarını ve ayrıcalıkları atayan Birincil Hesabı alanların her ikisinin de Pro veya Corp lisansına sahip olması gerekir.
2. Web seminerleri düzenlemek isteyenler için hem planlayıcı hem de hesap sahibinin Webinar lisansı vardır.

10. Zoom uygulamasında verimli bir şekilde gezinmek için klavye temelleri

Zoom'u sık kullananlar için, birkaç klavye kısayolunu öğrenmek, video görüşmelerinizi ustaca yönetmenize yardımcı olacaktır. Zoom kısayolları mantıklı, işlevsel ve hatırlaması kolaydır.

"Davet et" i temsil ediyorum. MacOS kullanıcıları için "Cmd + I" davet penceresine atlar. Windows kullanıcıları için "Alt + i" sizi davet penceresine götürür. Bu kısayol, yakınlaştırma etkinliklerinize hızlı bir başlangıç ​​yapmanızı sağlar, çünkü davet penceresinden toplantıya bağlantılar alabilir veya e-posta yoluyla davet gönderebilirsiniz.

M, sessiz anlamına gelir. Mac kullanıcıları için "Cmd + Ctrl + m" ve Windows kullanıcıları için "Alt + m", toplantı sahibi olduğunuzda aramadaki diğer herkesi sessize almanıza olanak tanır.

Ekranı paylaş, Zoom'da popüler bir özelliktir ve bu özelliğin kendine özgü kısayolu olduğu için popülerliği Zoom'da kaybolmaz.

S, paylaşım anlamına gelir. Mac kullanıcıları için "Cmd + Shift + s" ve Windows kullanıcıları için "Alt + Shift + s", ekranınızı çağrı katılımcılarınızla paylaşmanıza olanak tanır.

Bu kısayollar, Zoom'u gün içinde veya bir video görüşmesinin ortasında kullanmaya başladığınızda anında değişiklikler yapmanıza olanak tanır.

Zoom rakipleriyle karşılaştırıldığında nasıldır? Zoom'u benzersiz kılan nedir?

Zoom, gelişmiş video görüşmeleri / konferanslar ve çok daha fazlasını yapmanızı sağlayan eksiksiz bir video konferans aracıdır. Zoom'a benzer hizmetler sunan en iyi şirketler veya rakipler WebEx, Skype ve LogMeIn'dir. Üç şirket teklif etse de Benzer hizmetler için Zoom, daha yüksek kare hızı sunduğu için ürünlerinin video yönüne daha fazla önem verdi nispeten.

Üç rakip arasında Skype kişisel kullanımıyla tanınır ve Zoom ve diğerlerine kıyasla kurumsal faaliyetler için pek popüler değildir. Skype'ın arayüz grafikleri ve tasarımı göze daha hoş gelse de, diğer video konferans çözümlerinde bulunan çeşitli özellik ve seçeneklerde yetersiz kalıyor.

WebEx, 40 dakikadaki Yakınlaştırma sınırlamasına kıyasla toplantı uzunluklarında sınırlama olmaksızın ücretsiz planda liderlik ediyor. Bununla birlikte, Zoom, sadece ekranı değil, aynı zamanda ana bilgisayar sesini de paylaşma yeteneği ile yarışta zirveye çıkıyor - Zoom'a özgü bir özellik.

Çeşitli kurumsal iletişim ve web semineri seçenekleri genellikle ücretli ayrıcalıklar olarak gelir. Ayrıca, fiyatlandırma aralıkları birbirine benzer. Ancak Zoom, konferans odaları ve daha fazlası gibi birçok gelişmiş seçenek sunar.

Zoom, profesyonel bir video konferans çözümüdür. Ancak, bu kısa cümle ve ayrıca çok daha fazlası. Zoom'un tüm ipuçlarını, püf noktalarını ve özelliklerini okurken, Zoom'un eksiksiz bir sanal iletişim çözümü olduğu sonucuna varmadan kimse yardım edemezdi.

Zoom, olağanüstü kalitede görüntülü görüşmeler yapmanızı sağlar ve ayrıca ekranı paylaşmanıza, açıklama eklemenize, aramaları video olarak kaydedin, asistan ekleyin, konferans odası oluşturun, kayıt bilgilerini toplayın ve Daha. Zoom ile mevcut olan seçenekler, bir video görüşmesi üzerinden, aksi takdirde imkansız olan sayısız olasılıktan yararlanmanızı sağlar.

Zoom usher'ın sunduğu olanaklar, toplantı sahibi olarak sanal konferans verimliliğini bir sonraki seviyeye taşımanıza olanak tanır. Zoom ile iletişim daha yakın, daha kişisel ve daha verimli; Mesafeye rağmen.

Zoom ile, bağlanalım, paylaşalım, işbirliği yapalım ve sınırları aşarak yaratmamıza izin verin.