Jak automaticky archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Není neobvyklé najít plnou poštovní schránku aplikace Outlook. To může bránit normálnímu fungování vašeho Microsoft Outlooku. Známky zahrnují pomalé zpracování funkcí, zejména funkcí odesílání a přijímání.

Pokud nyní nemůžete automaticky archivovat e-maily v aplikaci Outlook a zjistit, jak to udělat, jste na správném místě. Pojďme tedy být, aniž bychom si vzali čas.

Jak automaticky archivovat e-maily v aplikaci Outlook

Před vyřešením problému musíte zkontrolovat celkovou velikost vybraných složek. To lze obecně provést kliknutím na Soubor> Složka> Vlastnosti> Úložiště - nebo klikněte pravým tlačítkem na libovolnou složku a vyberte Vlastnosti.

V Outlooku je funkce Automatická archivace. Tato funkce se automaticky zálohuje Odstraněné položky, Odeslané položky, a prošlé úkoly a položky kalendáře. Tato funkce však funguje, pouze pokud nedostáváte většinu zpráv. Přebytečné e-maily musíte pravidelně mazat nebo je musíte přesunout ze složky Doručená pošta. Dosáhli jste limitu 2 GB datového úložiště a nemůžete jej bez problémů překročit.

Pokud jste však již narušili doručenou poštu Outlooku, existují způsoby, jak ji třídit. Níže jsou uvedeny kroky, které by vedly k tomuto řešení. Tím se v zásadě změní nastavení automatického archivu.

Kroky k automatické archivaci e-mailů

1. Nejprve vytvořte novou místní složku nebo .pst (osobní složky). Toto budete potřebovat k uložení archivované pošty. Ve spodní části seznamu složek najdete Na mém počítači Klikněte na tento nadpis.
2. Nyní vyberte novou složku a pojmenujte ji. Navrhujeme, abyste to pojmenovali Archivovaná pošta abych to dokázal rozpoznat. Pokud máte starší verzi Outlooku, můžete vybrat Soubor> Archivovat a změnit datum pod Archivovat položky starší než.
3. Nyní, když jste vytvořili novou složku, vytvořte nové pravidlo pro archivaci. Klikněte na Nástroje> Pravidla. Zde vyberte Výměna z Na mém  V dolní části okna uvidíte a + podepsat. Klikněte na něj a pojmenujte nové pravidlo. Měli byste znovu dávat pozor, aby bylo nové jméno snadno srozumitelné a zapamatovatelné.
4. Je třeba definovat e-maily, které chcete archivovat. To je třeba provést v rámci „Až přijde nová zpráva. “ 
5. Nyní změňte „Datum přijetí" nastavit na nejstarší poštu, kterou chcete archivovat. Také změna Udělej následující tak, aby vyhovovalo novému pravidlu, které chcete vytvořit. Můžete například přidat akce, například „Přesunout zprávu + archivovanou poštu“.
6. Nakonec zkontrolujte Povoleno kliknutím na jeho zaškrtávací políčko a kliknutím OK. Chcete-li udělat totéž ve starších verzích Outlooku, klikněte na Nástroje> Možnosti> Jiné> Automatická archivace.

Nyní přichází řada na trochu řízení věcí. Jakmile spustíte nové pravidlo, které definuje určitý věk přijatých e-mailů k archivaci, před implementací pravidla se postarejte o přijaté e-maily.

Chcete-li archivovat e-maily ve vybrané složce, vyberte preferovanou složku pošty, klikněte na Zprávy> Pravidla> 180 dnů, Automatická archivace. Nyní by Outlook implementoval archiv na konkrétní staré e-maily. O datu e-mailů rozhoduje „Datum poslední změny“, nikoli „Datum přijetí“.

Nyní přichází čas na přístup k e-mailům, které jste archivovali podle výše uvedených čtyř kroků. Ke všem archivovaným e-mailům v určité složce lze přistupovat ze seznamu souborů „.pst“. Tento seznam je k dispozici v levém sloupci složek. Nyní, když jste nastavili automatický archiv, máte k nim přístup kdykoli chcete, ale nezabírají váš e-mailový prostor aplikace Outlook.

Nyní se podívejte na naše Herní průvodci, Průvodci Windows, Průvodci sociálními médii, iPhone, a Průvodci Androidem vědět více. Pokud však máte nějaké dotazy, uveďte níže své jméno a e-mailovou adresu. Přihlaste se také k odběru našich vlastních Kanál YouTube za účelem sledování úžasných videí o tipech a tricích pro hraní her a chytrých telefonech.

Anubhav Roy je student výpočetní techniky, který má obrovský zájem o svět počítačů, Androidu a dalších věcí, které se dějí kolem světa informačních a technologických technologií. Je vyškolen v oblasti strojového učení, datové vědy a je programátorem v jazyce Python s Django Framework.