Hva er et virtuelt datarom og hvordan hjelper det med prosessen med å kjøpe og selge eiendom?

Virtuelt datarom-programvareteknologi ble introdusert for nesten to tiår siden da bedriftssektoren begynte å bruke den for M&A due diligence. Senere begynte bedrifter fra forskjellige bransjer og land å bruke virtuelle datarom på andre felt, inkludert pengeinnsamling, dataadministrasjon, kapitalinnhenting og eiendom.

I dag står den globale eiendomsbransjen som en av de største bruksområdene for elektronisk dataromteknologi. Investorer, eiendomsadvokater, kapitalforvaltere, meglere, meglere, kjøpere, selgere og revisorer i eiendomsbransjen bytter raskt til dataromprogramvare av mange grunner. I denne artikkelen vil du lære hva online dataromprogramvare er og hvorfor den er så effektiv i eiendomsbransjen.

Hva er programvare for eiendomsdatarom?

EN eiendomsdatarom er en digital datalagrings- og administrasjonsplattform hvor du kan lagre, organisere, dele, redigere, utveksle og administrere konfidensielle og andre avtalerelaterte dokumenter.

Virtuelle datarom utfører primært tre hovedfunksjoner, inkludert;

• Datalagring/deling/administrasjon
• Intraorganisatorisk og interorganisatorisk kommunikasjon
• Prosjekt- eller avtalestyring

I datarom kan du laste opp og organisere dokumenter for vanlig bruk. Du kan bruke VDR-dokumentadministrasjonsverktøy til å opprette, redigere, kommentere, dele og vise dokumenter. Det viktigste er at VDR-er lar deg lagre data i nesten alle gjenkjente filformater av bilder, dokumenter, videoer, lyd osv.

Ikke bare dataadministrasjon, virtuelle datarom har vanligvis et komplett sett med de nyeste kommunikasjonsverktøyene, inkludert Q&A-moduler, video-/lydkonferanseverktøy, chat-meldinger, direkteavstemninger, stemmeverktøy og gruppechat tråder.

Den tredje og viktigste funksjonen til online dataromprogramvare er avtalestyring. VDR-er strømlinjeformer ulike prosesser som due diligence, datadeling og online møter under fusjoner, oppkjøp, konsolideringer, partnerskap og eiendomsavtaler. Du kan også besøk denne nettsiden for å lese mer om virtuelle datarom for eiendom.

Viktigheten av virtuelle datarom og eiendomsavtaler

1-Administrer alle dokumentene dine på ett sted

En av de beste måtene å bruke virtuelle datarom for eiendom er å gjøre dem til dine primære datalager. Eiendomsfirmaer administrerer tonnevis av viktige data på jevnlig basis. Det kan inkludere deres eiendelportefølje, tidligere, nåværende og potensielle kunders informasjon og andre juridiske dokumenter.

Et sentralisert databehandlingslager vil være nyttig, spesielt hvis firmaet har flere kontorer. Dataene vil bli oppdatert i sanntid, og alle berørte ansatte vil ha tilgang til de nyeste dokumentversjonene. Det viktigste er at alle vet hvor de skal lete etter informasjon.

2-Administrer alle prosjektene dine enkelt

Selv et lite eiendomsfirma håndterer titalls eller hundrevis av kunder samtidig. Å administrere flere prosjekter har blitt mye enklere av virtuelle datarom. Avhengig av dataromtjenestene og -pakkene du velger, kan du opprette flere datarom og administrere alle prosjekter med letthet.

Bortsett fra det kan du la meglere eller partnere håndtere klienter i deres midlertidige datarom. De kan dele dokumenter med dem, arrangere nettmøter, utføre due diligence og til og med få dem til å signere dokumenter i datarommet. Det viktigste er at du (som VDR-administrator) kan spore fremdriften til alle prosjekter.

3-Sørg for maksimal datasikkerhet

Det er ikke bare databehandling; virtuell dataromprogramvare dekker også det viktigste behovet til en eiendomsvirksomhet – databeskyttelse. Ethvert eiendomsfirma besitter svært sensitiv kundeinformasjon, som, hvis den blir offentlig eller stjålet av hackere, kan skape juridiske problemer for selskapet.

Dessuten lar et svakt databehandlingssystem hackere stjele data om dine pågående prosjekter, klientellliste og andre konfidensielle dokumenter. Disse hackerne selger ofte slik informasjon til konkurrenter, og du kan ende opp med å miste konkurransefortrinnet ditt.

4-Online kommunikasjon og visuelle omvisninger

Kommunikasjon er en obligatorisk del av eiendomsavtaler, spesielt i due diligence. Et elektronisk datarom sørger for at alle involverte i avtalen kan kommunisere trygt og enkelt. VDR-er kan hjelpe deg med å arrangere nettmøter, live Q&A-økter for å løse tvetydigheter og tillate en-til-en-chatting. Det viktigste er at investorer og partnere kan holde kontakten med firmaet via datarom.

De nyeste løsningene for virtuelle datarom har HD-videoverktøy eller tillater integrasjon med lignende tredjepartsapper og hjelper deg med å gjennomføre visuelle omvisninger av eiendommer. Moderne kjøpere, spesielt generasjon Z, er mer interessert i videoturer på nettet i stedet for å besøke eiendommer fysisk.

Noen av de beste leverandørene av virtuelle datarom i eiendomsbransjen inkluderer;

• iDeals virtuelle datarom
• Ansarada datarom
• DealRoom
• SecureDocs virtuelle datarom
• Firmex virtuelle datarom

Siste ord

Et eiendomsdatarom hjelper meglere eller eiendomsselskaper med porteføljestyring, dokumenthåndtering, datadeling, nettkommunikasjon og avtalestyring. Fremfor alt er virtuelle datarom trygge og kostnadseffektive.