Vad är ett virtuellt datarum och hur hjälper det till med processen att köpa och sälja fastigheter?

Teknik för virtuell datarumsmjukvara introducerades för nästan två decennier sedan när företagssektorn började använda den för M&A due diligence. Senare började företag från olika branscher och länder använda virtuella datarum inom andra områden, inklusive insamling, datahantering, kapitalanskaffning och fastigheter.

Idag står den globala fastighetsbranschen som ett av de största användningsområdena för elektronisk datarumsteknik. Investerare, fastighetsadvokater, kapitalförvaltare, fastighetsmäklare, mäklare, köpare, säljare och revisorer inom fastighetsbranschen byter snabbt till datarumsprogramvara av många anledningar. I den här artikeln kommer du att lära dig vad onlinedatarumsmjukvara är och varför den är så effektiv i fastighetsbranschen.

Vad är programvara för fastighetsdatarum?

A fastighetsdatarum är en digital datalagrings- och hanteringsplattform där du kan lagra, organisera, dela, redigera, utbyta och hantera konfidentiella och andra transaktionsrelaterade dokument.

Virtuella datarum utför i första hand tre huvudfunktioner, inklusive;

• Datalagring/delning/hantering
• Intraorganisatorisk och interorganisatorisk kommunikation
• Projekt- eller affärhantering

I datarum kan du ladda upp och organisera dokument för din vanliga användning. Du kan använda VDR-dokumenthanteringsverktyg för att skapa, redigera, kommentera, dela och visa dokument. Det viktigaste är att VDR: er låter dig lagra data i nästan alla erkända filformat av bilder, dokument, videor, ljud etc.

Inte bara datahantering, virtuella datarum har vanligtvis en komplett uppsättning av de senaste kommunikationsverktygen, inklusive fråge- och svarsmoduler, video-/ljudkonferensverktyg, chattmeddelanden, liveomröstningar, röstningsverktyg och gruppchatt trådar.

Den tredje och viktigaste funktionen hos onlinedatarumsmjukvara är transaktionshantering. VDR: er effektiviserar olika processer såsom due diligence, datadelning och onlinemöten under fusioner, förvärv, konsolideringar, partnerskap och fastighetsaffärer. Du kan också besök denna webbplats för att läsa mer om virtuella datarum för fastigheter.

Vikten av virtuella datarum och fastighetsaffärer

1-Hantera alla dina dokument på ett ställe

Ett av de bästa sätten att använda virtuella datarum för fastigheter är att göra dem till dina primära datalager. Fastighetsföretag hanterar regelbundet massor av viktig data. Det kan inkludera deras tillgångsportfölj, tidigare, nuvarande och potentiella kunders information och andra juridiska dokument.

Ett centraliserat datahanteringsförråd kommer att vara användbart, särskilt om företaget har flera kontor. Uppgifterna kommer att uppdateras i realtid och alla berörda medarbetare kommer att ha tillgång till de senaste dokumentversionerna. Viktigast av allt kommer alla att veta var de ska leta efter information.

2-Hantera alla dina projekt enkelt

Även en liten fastighetsfirma hanterar tiotals eller hundratals kunder samtidigt. Att hantera flera projekt har gjorts mycket enklare av virtuella datarum. Beroende på vilka datarumstjänster och paket du väljer kan du skapa flera datarum och hantera alla projekt med lätthet.

Bortsett från det kan du tillåta dina mäklare eller partners att hantera kunder i deras tillfälliga datarum. De kan dela dokument med dem, arrangera onlinemöten, utföra due diligence och till och med få dem att signera dokument i datarummet. Det viktigaste är att du (som VDR-administratör) kan följa framstegen för alla projekt.

3-Säkerställ maximal datasäkerhet

Det är inte bara datahantering; programvara för virtuella datarum tillgodoser också det viktigaste behovet av en fastighetsaffär – dataskydd. Varje fastighetsbolag har mycket känslig kundinformation, som, om den blir offentlig eller stulen av hackare, kan skapa juridiska problem för företaget.

Dessutom tillåter ett svagt datahanteringssystem hackare att stjäla data om dina pågående projekt, kundlista och andra konfidentiella dokument. Dessa hackare säljer ofta sådan information till konkurrenter, och du kan i slutändan förlora din konkurrensfördel.

4-Onlinekommunikation och visuella rundturer

Kommunikation är en obligatorisk del av fastighetsaffärer, särskilt i due diligence. Ett elektroniskt datarum ser till att alla inblandade i affären kan kommunicera säkert och enkelt. VDR: er kan hjälpa dig att arrangera onlinemöten, live Q&A-sessioner för att lösa oklarheter och tillåta en-till-en-chatt. Det viktigaste är att investerare och partners kan hålla kontakten med företaget via datarum.

De senaste lösningarna för virtuella datarum har HD-videoverktyg eller tillåter integration med liknande tredjepartsappar och hjälper dig att genomföra visuella rundturer i fastigheter. Moderna köpare, särskilt generation Z, är mer intresserade av videoturer online snarare än att besöka fastigheter fysiskt.

Några av de bästa leverantörerna av virtuella datarum inom fastighetsbranschen inkluderar;

• iDeals virtuella datarum
• Ansarada datarum
• DealRoom
• SecureDocs virtuella datarum
• Firmex virtuella datarum

Slutord

Ett fastighetsdatarum hjälper fastighetsmäklare eller fastighetsbolag med portföljförvaltning, dokumenthantering, datadelning, onlinekommunikation och affärer. Framför allt är virtuella datarum säkra och kostnadseffektiva.